En sund arbetsmiljö är avgörande för både medarbetarnas välbefinnande och verksamhetens framgång. I den här artikeln belyser vi faktorer som försämrar arbetsmiljön, vilka risker det kan leda till samt vilka åtgärder som verksamheter kan vidta för att främja en god arbetsmiljö och hälsosam arbetsplats. Häng med!
Arbetsmiljön påverkar inte bara medarbetarnas välbefinnande, utan även verksamhetens framgång. Dålig arbetsmiljö kan få en rad negativa konsekvenser, som kan handla om allt från ökad sjukfrånvaro till minskad produktivitet. För att förstå och hantera detta problem behöver vi undersöka de faktorer som försämrar arbetsmiljön, identifiera riskerna och ta fram metoder för att förebygga och förbättra den.
Tidigare föreskrifter är framför allt fokuserade på att förhindra och undvika problem och risker. Under 2015 kom en ny föreskrift om organisatorisk och social arbetsmiljö där arbetsmiljöverket för första gången lagt ett större fokus på att främja hälsa. Det vill säga, i stället för att bara stirra sig blind på hanteringen av problem och risker läggs även fokus på att utveckla det som redan är bra och man har således börjat se på utvecklingen av arbetsmiljön ur ett mer positivt perspektiv.
Tecken och faktorer som kan försämra arbetsmiljön
Det finns en mängd olika faktorer som kan försämra arbetsmiljön. Det är viktigt att vara medveten om och att se tecken på att arbetsmiljön håller på att försämras för att man ska kunna agera i tid och förhindra att det får ytterligare negativa konsekvenser.
Hög arbetsbelastning
En av de vanligaste faktorerna som kan försämra arbetsmiljön är hög arbetsbelastning. Att anställda som har för mycket att göra eller har för kort om tid att utföra sina arbetsuppgifter kan leda till stress och ökad trötthet, vilket i sin tur ökar risken för att misstag begås och olyckor inträffar på arbetsplatsen.
Kunskapsbrist och avsaknad av internutbildning
Om de anställda inte har den kunskap som krävs för att utföra sina arbetsuppgifter eller inte får tillräcklig kompetenshöjande internutbildning kan det leda till frustration och ineffektivitet. Brist på kompetens kan också öka riskerna på arbetsplatsen, särskilt inom yrken som består av fysiskt arbete.
Tystnadskultur
Om tystnadskultur råder på arbetsplatsen, där anställda inte vågar uttrycka sina åsikter eller rapportera problem, kan det vara skadligt för arbetsmiljön. Detta kan leda till att problem ignoreras och inte åtgärdas i tid, vilket i sin tur förvärrar situationen. Se till att ledarna föregår med gott exempel och öppnar upp för samtal och diskussioner.
Hård jargong och diskriminering
En oprofessionell arbetsmiljö präglad av hård jargong, mobbning eller diskriminering kan få allvarliga konsekvenser för de anställdas psykiska och fysiska hälsa. Det skapar också en otrygg arbetsmiljö där anställda inte känner sig respekterade eller värderade.
Läs även: Skapa engagemang genom People Strategy
Risker med dålig arbetsmiljö
Att ignorera de faktorer som försämrar arbetsmiljön kan leda till allvarliga risker för både individer och verksamhet.
-
Psykisk ohälsa, stress och sjukfrånvaro
Dålig arbetsmiljö kan leda till psykisk ohälsa och ökad stress bland de anställda. Detta kan i sin tur resultera i hög sjukfrånvaro och långsiktiga hälsoproblem.
-
Låg arbetsmoral och försämrad produktivitet
När de anställda inte trivs på jobbet eller känner sig oengagerade minskar arbetsmoralen och produktiviteten. Det kan i sin tur leda till att arbetsprestationen försämras och att verksamheten inte uppnår sina mål.
-
Irritation och ökade risker för konflikter
Dålig arbetsmiljö kan också leda till irritation och konflikter mellan kollegor. Detta kan störa arbetsflödet och skapa en negativ atmosfär på arbetsplatsen. Att vara uppmärksam på vilken stämning som råder på arbetsplatsen och lyfta eventuella problem gör det möjligt att lösa dem innan de eskalerar.
-
Förlust av kompetens
När de anställda inte trivs eller känner att de inte utvecklas i sin roll kan de överväga att sluta. Detta kan resultera i att verksamheten förlorar värdefull kompetens och erfarenhet, vilket kan leda till ökade kostnader och minskade intäkter.
-
Rekryteringssvårigheter
Ett rykte om dålig arbetsmiljö kan påverka verksamhetens varumärke negativt på lång sikt, samt göra det svårt att rekrytera nya talanger – verksamheten kan alltså gå miste om potentiella stjärnmedarbetare!
-
Onödiga kostnader och försämrad tillväxt
Slutligen kan en dålig arbetsmiljö leda till onödiga kostnader, inklusive högre sjukvårdskostnader och förlorad arbetskraft. Det kan också hämma verksamhetens tillväxtpotential – en trygg och god arbetsmiljö bidrar till medarbetarnas välmående och att de lättare kan uppnå sin potential!
Läs även: Bra ledarskap - så blir du en bättre chef & ledare
Metoder för att förebygga och systematiskt förbättra arbetsmiljön
För att undvika negativa konsekvenser av en dålig arbetsmiljö och istället främja en positiv kultur finns det flera åtgärder som bolag och organisationer kan vidta.
Frekventa enkäter och medarbetarundersökningar
En av de mest effektiva metoderna för att identifiera problem och förbättra arbetsmiljön är att genomföra frekventa enkäter och medarbetarundersökningar. Genom att ge de anställda möjlighet att anonymt uttrycka sina åsikter och funderingar kan verksamheten få insikt i vad som behöver förbättras och vidta lämpliga åtgärder. Sedan är det mycket viktigt att aktivt arbeta med det.
Upprätta policys och riktlinjer
För att främja en hälsosam arbetsmiljö är det viktigt att upprätta tydliga policys och riktlinjer som reglerar beteende och förväntningar på arbetsplatsen. Dessa dokument kan inkludera nolltolerans mot mobbning och diskriminering, riktlinjer för konflikthantering och krav på arbetsbelastningshantering.
Organisatoriska åtgärder
Satsningar på organisatoriska åtgärder för att förbättra arbetsmiljön på både grupp- och organisationsnivå kan visa sig vara betydligt mer kostnadseffektivt än att reaktivt ägna sig åt individer som hamnat i rehabiliteringsprocesser på grund av omständigheter som potentiellt kunde ha förebyggts. Förslagsvis kan man använda sig av rotorsaksanalys, vilket används för att identifiera och lösa problem genom att eliminera själva grundorsaken snarare än bara hantera symptomen (t. ex. "5 varför", fiskbensdiagram et.c.).
Involvera och lyssna in medarbetare
Lyssna in medarbetare vid medarbetarsamtal och APT och vad de lyfter där. Ta även samtal med medarbetare som uppvisar tecken på att inte må bra eller att något är fel tidigt för att förebygga sjukdom och psykisk ohälsa. Involvera medarbetarna i att själva komma med förbättringsförslag för verksamheten, de kan ha uppmärksammat något som gått ledningen förbi.
Psykologisk trygghet
Arbeta för att öka graden av psykologisk trygghet inom organisationen för att få ökad delaktighet och input ifrån medarbetarna. Alla ska känna sig trygga med att kunna säga vad de tycker och tänker om hur arbetsplatsen skulle kunna förbättras.
Utveckla ledarna
Även kontinuerlig fortbildning av de personer som innehar ledarskapsroller skapar en bättre arbetsmiljö. Att säkerställa goda rekryteringsprocesser för ledare leder dessutom oftare till att rätt personer får ledarskapsroller till att börja med – att få rätt person på rätt plats helt enkelt.
Dialog med skyddsombud
Aktiva dialoger med skyddsombud och fackliga representanter kan ge insikter i hur arbetsmiljön kan förbättras. Se till att det finns skyddsombud på alla arbetsplatser inom verksamheten, samt att chefer och skyddsombud besitter goda kunskaper i arbetsmiljöarbetet.
Tydlighet
Alla medarbetare ska ha tillräcklig kunskap och de förutsättningar som krävs för att kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett korrekt sätt. Se även till att verksamhetens mål framgår med tydlighet och vilka förväntningar som finns på medarbetarna. När de introduceras så ska de få tydlig information om vart de kan vända sig med frågor och funderingar som rör arbetsmiljön eller vid oklarheter om hur arbetsuppgifterna ska utföras.
Visselblåsarlagen
Visselblåsarfunktioner kan också fånga upp arbetsmiljöproblem. År 2021 infördes en ny visselblåsarlag för att man ska kunna larma om missförhållanden på arbetsplatser och myndigheter och det är därför en god idé att ha information om visselblåsarfunktionen tillgänglig för alla medarbetare.
Belöningssystem
Om det finns belöningssystem i verksamheten är det viktigt att säkerställa att de inte oavsiktligt skapar arbetsmiljöproblem genom fel fokus, vilket kan komma att leda till ekonomiska kostnader eller minskad vinst - det vill säga motverka verksamhetens mål.
Läs även: Skapa en bra arbetsmiljö
Ta hjälp av experter på dålig arbetsmiljö
Om problemen med arbetsmiljön är allvarliga eller komplexa kan det vara klokt att ta hjälp av experter inom området. Specialiserade konsulter och arbetsmiljöexperter kan genomföra noggranna utvärderingar av arbetsplatsen, identifiera problemområden och utveckla skräddarsydda lösningar för att förbättra arbetsmiljön och främja en sund arbetsplatskultur.
Om problemen blir för svåra och behöver stöttning i processen rekommenderar vi att du tar hjälp av ett professionellt HR stöd för att komma vidare. Vi hjälper dig och din organisation att vidta rätt åtgärder för att skapa en hälsosam arbetsplats.
Kontakta oss, vi hjälper gärna till!
Nils Lundström, HR-konsult på Wise Consulting