EUs regler gällande lönetransparens är på ingång i Sverige, och planen är att de nya direktiven ska börja gälla under 2025-26. Redan nu är det många bolag som reviderar sina arbetsprocesser och anpassar sina verksamheter för att följa de kommande direktiven. Sverige har redan krav på årlig lönekartläggning, vilket innebär att vi redan uppfyller många av de krav som de nya direktiven kommer att innebära. Men vad är viktigt att tänka på vid en lönekartläggning? Vi beskriver processen och viktiga aspekter att ta i beaktning.
Det finns några nya krav som kommer att leda till tydliga förändringar i Sverige, särskilt kravet på offentlig rapportering av löneskillnader och medarbetares rätt att få insyn i lönemodellen. Företag kommer att vara skyldiga att redovisa löneskillnaderna offentligt eller på sina webbplatser samt internrapportera om löneskillnader.
En viktig del i att vara väl förberedd inför de nya direktiven är att arbeta strukturerat med lönekartläggningar och värderingar av roller. Men vilka nyckelaspekter är viktiga att beakta i processen? Här redogör vi vad en lönekartläggning innebär och vad du som arbetsgivare behöver tänka på under processen. Vi har även pratat med våra experter inom området som delar med sig av sina bästa tips!
“Min spaning är att bolag redan nu talar om lönetransparensdirektivet och att vi i Sverige har ett försprång gentemot andra EU-länder i och med att den årliga lönekartläggningen redan nu genomförs.
Det blir viktigt att arbeta rätt med lönekartläggningen för att undvika problem längre fram", säger Tove Palmgren, HR-konsult på Wise Consulting
Läs även: Europaparlamentets direktiv om lönetransparens och de nya kraven
Vad innebär en lönekartläggning?
Arbetsgivare är skyldiga att årligen genomföra en lönekartläggning som en del av arbetet med aktiva åtgärder för att motverka diskriminering. Syftet är att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga löneskillnader mellan män och kvinnor. Lönekartläggningen ska omfatta två huvudsakliga områden: utvärdering av strukturen och policys för lönesättning samt analys av eventuella löneskillnader mellan medarbetare baserat på kön.
“Mitt tips är att köra i gång direkt efter att lönerevisionen är klart och bli klar under samma kalenderår, ha tempo i processen. Jag tycker att det blir bäst om man kan göra detta på 4-6 veckor beroende på hur mycket man har på plats sedan innan” , säger Marie Falkman, HR-konsult på Wise Consulting
Vad är viktigt att tänka på inför en lönekartläggning?
-
Tydlig planering och syfte:
Definiera syfte och mål för lönekartläggningen och involvera relevanta parter som ledningsgrupp, chefer och fackföreningar i processen. För kollektivavtalsanslutna bolag är det viktigt att inkludera och förankra processen med den lokala fackliga föreningen. -
Fastställa lön och jobbarkitektur
Granska noggrant hur löner fastställs och säkerställ att det finns tydliga lönepolicies eller kriterier.
Säkerställ att medarbetarna anställs på rätt lönenivå vid nyanställning. Skapa en effektiv jobbarkitektur där ni tydligt värderar och definierar ansvarsområden för olika roller. -
Datainsamling och analys
Skapa en plan för insamling av relevant data om löner och roller. Utveckla en strukturerad metod för att analysera och utvärdera dessa data. -
Rättvis process och kommunikation
Se till att kartläggningen genomförs på ett rättvist och transparent sätt för att säkerställa tillförlitliga resultat och minimera eventuella partiska bedömningar. Informera medarbetarna om syftet med lönekartläggningen och betydelsen av deras deltagande. Utveckla en strategi för hur ni kommunicerar resultat och åtgärdsplaner på ett transparent sätt. -
Åtgärder och uppföljning
Skapa en handlingsplan för att adressera eventuella obalanser eller ojämlikheter som identifierats under kartläggningen. Planera för regelbunden uppföljning för att utvärdera effektiviteten av åtgärderna och förbättra processen över tid.
Se även: Webinar - EUs nya lönetransperensdirektiv
Granska systemet för lönesättningsprocessen
Den första delen av lönekartläggningen är att undersöka hur bolaget sätter medarbetarens löner. Frågan du som arbetsgivare behöver ställa dig är; Är de kriterier och praxis som finns för att sätta lön könsneutrala och tillämpas dessa kriterier på samma sätt för män och kvinnor? En bra startpunkt är att genomlysa exempelvis er lönepolicy och era lönekriterier.
Arbetsvärdering av organisationens roller
En grundläggande förutsättning för att kunna genomföra en lönekartläggning är att det finns en etablerad arbetsvärdering.
I större bolag utgör ofta jobbarkitekturen själva arbetsvärderingen. I mindre bolag som saknar detta kan man i stället använda metoder såsom DO:s (Diskrimineringsombudsmannen) modell för arbetsvärdering, vilket då utgör grunden för den årliga lönekartläggningen. Det är viktigt att fokusera på kraven och ansvarsområdena för den specifika rollen och undvika att ta hänsyn till individuell prestation eller vem som utför arbetet.
För att bedöma vilka arbeten som är likvärdiga är det nödvändigt att granska de krav och kriterier som ställs på de olika tjänsterna.
Nedan finns viktiga kriterier att utgå ifrån:
- Kunskap och färdigheter som arbetet kräver
- Ansvar som arbetet kräver
- Psykisk och fysisk ansträngning som arbetet kräver
- Arbetsförhållanden som arbetet utförs under
" Med en gedigen arbetsvärdering och en väl genomarbetad jobbarkitektur har man ett väldigt bra utgångsläge för sin lönekartläggning", säger Anna Arvidson, HR-konsult på Wise Consulting.
Analys och plan för eventuella löneskillnader
Om det finns osakliga löneskillnader som kan kopplas till kön, är det nödvändigt att skapa en plan för hur de ska åtgärdas. Arbetsgivaren har en tidsram på tre år för att genomföra handlingsplanen, men vi rekommenderar att problemen åtgärdas så snart som möjligt. Sakliga skäl bakom löneskillnader kan exempelvis vara individuell prestation, marknadsläge för kompetens, erfarenhetsnivå och geografisk hemvist. Skälen kan med fördel dokumenteras i företagets lönepolicy.
Steg 1 Medarbetare som utför lika arbete
Medarbetare i grupper som utför lika arbete ska jämföras med varandra. Medarbetare som utför samma eller nästan samma arbete sägs då göra lika arbete. Exempelvis skulle en fastighetsskötare och en vaktmästare kunna sägas utföra lika arbete.
Steg 2 Medarbetare som utför likvärdigt arbete
I den andra fasen ska du jämföra medarbetare som utför likvärdigt arbete. Ett arbete är likvärdigt med ett annat arbete om det utifrån arbetets krav kan anses ha lika värde som det andra arbetet.
Steg 3 Grupper som är kvinnodominerade
Eftersom syftet är att upptäcka och åtgärda löneskillnader mellan könen är nästa steg att analysera kvinnodominerade grupper. Om en grupp som utför lika arbeten består av 60% kvinnor anses den gruppen vara kvinnodominerad. Du som arbetsgivare ska jämföra grupper som är kvinnodominerade mot andra grupper som utför likvärdigt arbetet samt mot eventuella grupper som har lägre krav i arbetet men samma eller högre lönenivåer.
“Det är inte helt ovanligt att man i den här analysen upptäcker osakliga löneskillnader, dvs att en grupp som är kvinnodominerad har lägre lönenivå än en annan grupp med samma krav i arbetet”, säger Marie Falkman, HR partner Wise Consulting
Förberedelser inför det kommande lönetransparensdirektivet:
Specifika råd till arbetsgivare
Inom de kommande två till tre åren kommer lönetransparensdirektivet att införas. Det är viktigt att redan nu se över och arbeta igenom jobbarkitekturen på bolaget, och att arbeta igenom de lönespann som är kopplade till olika roller.
Har ni det på plats är ni i en riktigt fin position redan innan reglerna börjar gälla.
- Prioritera era lönekartläggningar och justera eventuella löneskillnader och arbeta fram en tydlig lönepolicy om den inte finns, säger Marie Falkman.
"Chefer behöver förstå att lönesättning för en individ inte är en isolerad händelse utan behöver hänga ihop med helheten. Det är också oerhört viktigt att säkerställa rätt lönenivåer redan vid anställning. Gör vi rätt från början så undviker vi problem längre fram. Det är viktigt att förstå konsekvenserna av sin lönesättning", säger Anna Arvidson, HR konsult Wise Consulting.
Behöver ni hjälp med att anpassa er verksamhet till de nya direktiven så finns vi på Wise Consulting här för att stötta er i arbetet.
Vi hjälper er gärna med att säkerställa att er verksamhet är i linje med den nya lagstiftningen innan den träder i kraft. Kontakta oss här för att ta reda på hur vi kan hjälpa just er.
Ulrica Thero och Johan Vesterlund, HR-konsulter på Wise Consulting