En visselblåsarfunktion är en viktig del av en verksamhets sociala hållbarhets- och arbetsmiljöarbete, men också för att minska risken för oegentligheter. Visselblåsarlagen trädde i kraft förra året, men vad behöver du som arbetsgivare tänka på - vad innebär det och hur ska man gå till väga? Och hur kan HR stötta?
Behöver ditt företag ett visselblåsarsystem? I Sverige har vi sedan tidigare haft en visselblåsarlag men det har inte funnits något krav på företag att ha ett visselblåsarsystem. Detta ändras nu i och med den nya lagen. Tidsfristerna skiljer sig dock åt för när systemet behöver vara på plats, beroende på sektor och verksamhetens storlek.
Vad innebär visselblåsning?
Visselblåsning betyder att en person med insyn i ett företag, organisation eller myndighet informerar ledningen eller utomstående om att något oegentligt sker.
Oftast är visselblåsaren en anställd eller tidigare anställd och syftet med visselblåsning är att upptäcka allvarliga missförhållanden på arbetsplatsen. Detta sker via en visselblåsarfunktion där individer, anonymt och konfidentiellt, kan anmäla oegentligheter via en oberoende part. På så vis ökar möjligheterna till att tidigt upptäcka risker och kunna sätta in rätt insatser.
Den nya lagen gäller rapportering om missförhållanden i ett arbetsrelaterat sammanhang där det finns ett allmänintresse av att det kommer fram. Det kan handla om allvarliga missförhållanden såsom korruption, jäv eller mutor, det vill säga aktiviteter som är olagliga eller oetiska.
Skyldigheten att inrätta visselblåsarfunktioner sker stegvis;
Från och med den 17 juli 2022 ska offentliga arbetsgivare med minst 50 anställda och privata arbetsgivare med minst 250 anställda ha en intern visselblåsarfunktion.
Från och med den 17 december 2023 gäller kravet även för privata arbetsgivare med minst 50 anställda.
Hur kan HR stötta?
HRs roll kan se olika ut inom olika verksamheter. Dialogen internt kan ske tillsammans med kollegor från till exempel Legal och internrevision. Ibland tar HR på sig rollen som projektledare och ansvarar för implementeringen av en visselblåsarfunktion, andra gånger deltar HR som projektmedlem och då ligger ansvaret hos någon annan av stödfunktionerna. Viktigt är att det är personer med stor integritet och förtroende.
Skapa en bra visselblåsarpolicy
Med en visselblåsarpolicy visar ni att ni tar detta på allvar. En visselblåsarpolicy kommunicerar till både interna och externa aktörer att ni är transparenta i ert arbete i att ständigt förbättra era processer. Men lika viktigt är givetvis att implementera och efterleva.
HR tar ofta fram en policy som innehåller instruktioner, rutiner, checklistor mm. Var så tydliga som möjligt så att alla vet hur rapporterna ska hanteras. Visselblåsarpolicyn bör till exempel lyfta vilka typer av problem som bör rapporteras, anställdas skyldighet att rapportera missförhållanden och möjligheten att rapportera anonymt. Det finns många olika typer av oegentligheter på arbetsplatsen men det är inte alltid så lätt att veta vad som räknas som visselblåsarärenden. Där kan HR vägleda medarbetare genom att ange exempel.
Förhandla det nya visselblåsarsystemet
Glöm inte att informera de fackliga parterna och förhandla det nya visselblåsarsystemet. Inför beslutet att inrätta interna rapporteringskanaler är en arbetsgivare skyldig att förhandla med de fackliga organisationer som arbetsgivaren är bunden av kollektivavtal med. Om det finns ett samverkansavtal på arbetsplatsen som ersätter skyldigheten att förhandla enligt MBL så ska frågan i stället tas upp i samverkan.
Informera och utbilda
Det är viktigt att informera samtliga medarbetare om visselblåsarfunktionen för att visselblåsarsystemet ska få faktisk effekt. Saknas lättillgänglig information så är det ett verkningslöst system. HR kan därför välja att ta fram en mer kortfattad version som riktar sig till alla medarbetare och i den hänvisa till var de hittar mer information om de vill fördjupa sig.
Även om ni har en skriftlig policy kan man via utbildningar och workshops säkra att policyn verkligen når fram. HR kan ansvara för att hålla dessa interna utbildningar exempelvis tillsammans med Legal. Glöm inte att informera även andra som kommer i kontakt med er verksamhet, till exempel leverantörer, praktikanter och konsulter. Sprid information även via er hemsida, ert intranät, via affischer på arbetsplatsen och genom mailutskick till era anställda och andra intressenter.
Ta extern hjälp
I syfte att säkerställa att er visselblåsarfunktion uppfyller alla de krav som ställs i den nya lagen kan man ta extern hjälp med att skapa en visselblåsarfunktion. Ibland ansvarar en extern konsult för hela implementationsprocessen eller delar av den. Många leverantörer har säkra och lättanvända plattformar för visselblåsning och de granskar och sorterar ärenden som kommer in.
Kom ihåg att det är långt ifrån alla arbetsplatser där en anställd någonsin kommer att behöva använda sig av visselblåsning. På arbetsplatser där det råder missförhållanden ger dock den nya lagen ett skydd för medarbetarna. Att ha en visselblåsarfunktion visar även att ni är en ansvarsfull arbetsgivare som är beredda att agera om det krävs.
Har du några frågor kring visselblåsarlagen? Hör av dig så berättar vi mer. Våra erfarna HR-konsulter kan stötta både med att ta fram policys, implementering och internkommunikation.
Lycka till med arbetet!
Lisa Butti
Senior HR-konsult hos Wise Consulting