Den årliga medarbetarundersökningen står för närvarande på agendan för de flesta verksamheter. Som HR-konsultbolag möter vi ofta verksamheter som står inför utmaningar i samband med den stundande undersökningen, allt från att tydligt definiera syftet till att faktiskt agera på resultaten. I den här bloggartikeln betonar vi vikten av att tydliggöra syfte och mål med medarbetarundersökningen, samt varför det är avgörande att agera på resultaten, oavsett dess karaktär. Ta del av våra tips för att effektivisera era medarbetarundersökningar och skapa en positiv arbetsmiljö där varje medarbetares röst hörs!
Medarbetarundersökningar kan vara avgörande för verksamhetens utveckling och framgång. Genom att ge medarbetare en plattform för att uttrycka sina åsikter och erfarenheter hjälper medarbetarundersökningar verksamheten att identifiera förbättringsområden. På så sätt kan medarbetare lyfta både positiva och negativa aspekter av sin arbetsmiljö, vilket skapar en helhetsbild av tillfredsställelse och nöjdhet på arbetsplatsen. Genom att lyssna på medarbetarna kan verksamheten dra nytta av insikter som annars kanske inte skulle komma fram. Detta möjliggör förbättringar och stärker engagemang och trivsel på arbetsplatsen. Resultaten från medarbetarundersökningarna blir ett värdefullt verktyg för ledare, HR och ledningen, som kan användas som underlag för strategiska beslut och åtgärder för att främja ett positivt arbetsklimat och öka medarbetarnas välbefinnande.
Utmaningar och potential för förbättring
Syftet med att genomföra en medarbetarundersökning varierar mellan bolag och är beroende av deras specifika mål, visioner, behov och utmaningar. Dessa faktorer styr utformningen av frågorna och hur resultaten sedan tolkas och åtgärdas. Som HR-konsultbolag, med konsulter ute i uppdrag, möter vi regelbundet verksamheter som står inför utmaningar i samband med den stundande medarbetarundersökning.
Det är en process som kan vara krävande och beröra olika aspekter, såsom:
- Tankar om att avstå från att genomföra medarbetarundersökningar av rädsla för att få negativa resultat.
- Otydlighet eller brist på tydliga mål och syften med medarbetarundersökningen.
- Osäkerhet i tidpunkt eller tajming
- Att missa viktiga delar av förarbetet, såsom att inte ha en tydlig plan för hur man ska arbeta med resultaten.
- Att inte agera på resultaten trots att det finns tillgängliga data; den används inte till fullo eller på ett effektivt sätt.
Det bristande engagemanget kan ha en direkt negativ inverkan på medarbetarnas engagemang och prestation. När medarbetarnas svar inte bekräftas och åtgärder inte vidtas finns risken att svarsfrekvensen minskar vid nästa mätning, och i värsta fall kan medarbetare söka sig bort från företaget.
Verksamheter som aktivt och kontinuerligt arbetar med att analysera resultaten från medarbetarundersökningen har en unik möjlighet att använda informationen för att involvera och engagera både sina medarbetare och verksamheten. Genom att noggrant granska resultaten kan man inte bara identifiera eventuella klyftor mellan företagets förväntningar och medarbetarnas förutsättningar, utan också vidta åtgärder för att lösa dem. Denna process har i sin tur en positiv effekt på medarbetarnas engagemang, kompetens och välbefinnande, och bidra till att minska sjukfrånvaron.
Ett annat viktigt syfte med medarbetarundersökningar kan vara att dela resultaten med olika intressenter såsom potentiella framtida kandidater, samarbetspartners och aktieägare. Genom att visa upp företagets engagemang för sina medarbetare och dess fokus på kontinuerlig utveckling, kan detta bidra till att stärka arbetsgivarvarumärket och image på marknaden.
Läs även: Skapa en bra arbetsmiljö
Inför medarbetarundersökningen - gör ditt förarbete
Grundstenarna i en effektiv medarbetarundersökning är att etablera konkreta mål och tydliga syften för undersökningen. Väldefinierade mål och syften leder till mer meningsfulla resultat.
Sätt tydliga mål och syften
Innan ni påbörjar medarbetarundersökningen fastställ era mål och syften. Vad är det ni vill uppnå? Är det att identifiera förbättringsområden, skapa engagemang och involvering eller för att få en nulägesbild? Genom att tydliggöra mål och syfte kan ni säkerställa att ni får den information ni behöver för att fatta välgrundade beslut. Målet bör inte vara att bara samla in data för sakens skull, utan snarare för att använda dem som underlag för konkreta åtgärder och förbättringar. Så mät inte bara för mätandets skull, utan mät för att engagera och kunna agera!
Planera ordentligt
En ordentlig planering är nyckeln. Genom att tydligt definiera de avgörande områdena för framgång och mäta dem förvandlas medarbetarundersökningen till ett strategiskt verktyg. Då blir resultaten inte bara till nytta för HR, utan används även av varje chef i organisationen som beslutsstöd och underlag för prioriteringar inom fortsatt utvecklingsarbete.
Planera frågorna väl så att ni frågar efter sådant som ni faktiskt är intresserade av att veta och kan jobba vidare med. Det blir destruktivt att tex fråga hur medarbetarna upplever sin arbetssituation och sen inte göra något åt ett dåligt resultat, eller missa att fira om resultatet är jättefint.
Vad vill ni mäta - var förberedd att jobba med svaret.
Förbered dig på olika scenarier som kan uppstå
Att ta del av resultat från medarbetarundersökningen kan vara känsligt då ingen chef vill konfronteras med eventuella problem på arbetsplatsen. Samtidigt möjliggör resultaten att ni kan adressera och förbättra situationen. Många chefer undviker dock att genomföra medarbetarundersökningar av rädsla för negativa resultat. Det är dock viktigt att komma ihåg att undvikande inte är ett effektivt sätt och kan leda till ökade problem och konflikter på arbetsplatsen. I stället för att låta problemen växa sig större är det bättre att aktivt ta itu med dem för att skapa en bättre arbetsmiljö och främja företagskulturen. Innan medarbetarundersökningen genomförs är det viktigt att noga överväga vilka frågor som behöver besvaras och vilka områden som behöver förbättras.
Hantera resultat efter medarbetarundersökning – oavsett resultatets karaktär
Att ta hand om resultat efter en medarbetarundersökning, oavsett om de är dåliga eller ej, kräver engagemang och strategisk handling. Genom att omfamna möjligheterna som undersökningen ger och aktivt arbeta med resultaten kan organisationen skapa en positiv förändring och långsiktigt värde. Det är inte bara viktigt att genomföra undersökningen, utan också att ha en plan för att hantera och agera på resultaten.
För det första är det avgörande att visa medarbetarna att deras åsikter tas på allvar och att lösa de problem som identifierats. Genom att prioritera viktiga områden och erbjuda stöd till avdelningar och chefer med utmanande resultat kan organisationen skapa en bättre arbetsmiljö och förbättra prestationerna. Chefer och medarbetare bör fokusera på beteendeförändringar och utforska sätt att stödja och uppmuntra önskade beteenden. Genom att investera i chefscoachning, ledarutbildning och konflikthantering kan organisationen främja en kultur av förbättring och prestation på alla nivåer.
Agera på resultatet – involvera gruppen
När resultaten från medarbetarundersökningen kommit, det är då ni kan sätta igång med eventuella förändringar och förbättringar. För att skapa engagemang bland medarbetarna det viktigt att ni jobbar med resultatet tillsammans inom gruppen så det inte blir en fråga som endast ägs av endast chefer och HR. Tillsammans inom gruppen kan ni skapa en handlingsplan med aktiviteter för att adressera de frågorna och utmaningar som är viktigast för er. Prioritera och fokusera på områden som behöver omedelbar uppmärksamhet. Följ upp och utvärdera kontinuerligt, och kommunicera öppet och transparent med medarbetarna under hela processen. Genom att aktivt agera på resultaten kan ni skapa en arbetsmiljö som främjar tillväxt, engagemang och välbefinnande för alla involverade.
Tips för att effektivisera medarbetarundersökningar
- Samla in svar ofta – Med enbart en årlig undersökning finns det risk för att viktig feedback missas, vilket kan leda till föråldrad information som inte speglar den aktuella situationen. Det finns även risk för att arbetet med resultatet blir alldeles för omfattande. Lägg till regelbundna pulsmätningar, exempelvis månatligen, för att arbeta mer proaktivt och hålla er uppdaterade om medarbetarnas mående, utvecklingen och trender.
- Ställ färre frågor – Många upplever utmaningar med svarsfrekvensen. Ett sätt kan vara att begränsa undersökningen till färre frågor för att inte ta för mycket tid i anspråk i dina medarbetares arbetsdag.
- Ge möjlighet för anonymitet - Erbjud anonymitet för att uppmuntra en öppnare dialog och inkludera åsikter från medarbetare som kanske tidigare inte har vågat dela sina synpunkter öppet.
Lycka till!
Behöver du eller din organisation stöd med planering och sätta struktur inför medarbetarundersökningen? Kontakta oss på Wise Consulting! Vi kan tillsätta en HR-resurs med rätt kompetens, antingen som interimslösning eller på timbasis. Läs mer här!