Många chefer jag mött det senaste året upplever att de behöver fylla på sin kunskap kring att leda på distans. En undersökning om hemarbete under epidemin, gjord av Office Management (2020), visade också att 44% av cheferna tyckte att det var ganska svårt att leda på distans.
Med anledning av det, delar jag här med mig av mina sju bästa tips kring hur du kan leda bättre på distans.
Sju tips för dig som leder på distans
1. Tydligt uppdrag
Om medarbetarna ska kunna leda sig själva på ett bra sätt är ett tydligt uppdrag en av grundpelarna i ledarskapet. Detta är centralt oavsett om vi befinner oss rent fysiskt på arbetsplatsen eller om vi arbetar hemifrån. Under distansarbete blir dock behovet av ett tydligt uppdrag än mer avgörande, eftersom vi arbetar mer isolerat och inte har tillgång till samma snabba avstämningar som vi annars har. Ett tydligt uppdrag handlar om att såväl chefer som medarbetare vet vad de har för mål, vad som förväntas prestationsmässigt, vem som gör vad, vilka mandat vi har och vad som ska prioriteras och prioriteras bort.
Vad får vi ytterligare för vinster med tydliga mål? Jo, tydliga och utmanande mål kan förbättra vår arbetsprestation med 10-15%, och med hela 20-25% om det kombineras med strukturerad och kontinuerlig feedback (källa: Stefan Söderfjäll och Christopher Svensson, En liten bok om mål). Ett tydligt uppdrag kan även minska stress eftersom det ökar känslan av kontroll.
2. Tillräcklig information
Det här handlar helt enkelt om att se till att våra medarbetare har den information som de behöver, när de behöver den, vilket har visat sig vara avgörande för framgångsrikt självledarskap. Har medarbetarna rätt information har de också förutsättningar att fatta egna beslut, ta egna initiativ och själv se vad som behöver göras (källa: Gisela Bäcklander, doktorsavhandling: Autonomous, yet Aligned: Challenges of Self-Leadership in Context).
3. Fokus på relationer
Under distansarbete kan det vara svårare att fånga signaler på att en medarbetare har problem eller inte mår bra. I nuvarande läge med Corona kan det även finnas oro, ergonomiska utmaningar, koncentrationsproblem p.g.a. att flera i hushållet arbetar hemifrån och motivationsdippar p.g.a. social distansering. Det tredje tipset handlar därför om att fokusera på relationerna med medarbetarna. Lägg tid på att fråga hur de mår, hur det fungerar att arbeta hemifrån, hur deras motivation ser ut och om de får den återhämtning som de behöver. Det behövs även tid till att lyssna på svaret, ställa följdfrågor och hjälpa till där det är möjligt.
4. Föregå med gott exempel
I en studie om flexibelt arbete och ledarskap av Sofie Bjärntoft, visade det sig att ledarskapet är en viktig nyckel för att medarbetarnas balans mellan arbete och fritid ska fungera på ett bra sätt. Studien visade att medarbetarna kunde sätta egna krav på sig om att vara ständigt nåbara. Då blev det också viktigt att chefen föregick med gott exempel genom att undvika mail på kvällstid. Om det skedde, framgick värdet av att vara tydlig med varför man mailar kvällstid och att medarbetaren inte förväntades agera.
5. Skapa sociala sammanhang
De naturliga sociala sammanhangen försvinner när vi sitter på distans och därför behöver vi skapa nya sätt att umgås på. Många företag arbetar redan med incheckningar, digitala AW:s och fikor. Men varför är det så viktigt att lägga tid på det sociala och prata om annat än jobb? Enligt en av de mest väl-beforskade motivationsteorierna ”Self-determination-theory”. Dvs känslan av samhörighet en viktig motivationsfaktor för oss människor. Det handlar om att känna sig inkluderad i gruppen, lyssna på varandra, hjälpas åt och att vi har goda relationer. Genom att lägga tid på det sociala samspelet så främjar du alltså motivationen hos medarbetarna.
6. Digital mötesetik
Många har fått sätta sig in i den digitala tekniken i allt större omfattning än tidigare, numera har vi inte bara möten utan vi brainstormar, workshoppar och utbildar oss digitalt. Det är en sak att lära sig tekniken i de olika programmen. En annan viktig del är att lära sig att hålla bra möten när vi inte ses ansikte mot ansikte. I de digitala mötena blir det allt viktigare med en tydlig agenda, att fördela ordet och ställa frågor så att alla blir involverade. Se cóckså till så alla har kameran på för att öka engagemanget.
7. Ta hand om dig själv
Många chefer beskriver en ökad arbetsbelastning under hemarbetet, vilket bland annat tidningen Chef har redogjort för. För att du som ledare ska vara hållbar behöver du också fokusera på dig själv. Prioritera att ta hand om dig själv och din egen hälsa, skapa bra strukturer för ostört arbete, se till att dina mål är tydliga så att du kan prioritera rätt, ge dig själv återhämtning och se över gränsdragningen mellan arbete och fritid.
Tips! Kolla in våra utbildningar för dig som är ledare här
Varmt lycka till!
Emma Höglund, HR-konsult och coach på Wise Consulting