Som HR-konsult har jag varit med på många olika förändringsresor, vissa har varit långa och vissa har varit korta. Ibland har det funnits mycket tid till förberedelse, ibland inte så mycket. I vissa fall har resan berört en hel organisation, ibland en avdelning, ibland en enskild individ, och ibland flera. Ofta handlar det om uppsägningar, ibland inte. Organisationsförändringar är både komplext och ansträngande, så hur gör man för att lyckas?
Under de förändringsresor jag varit med på har jag samlat på mig en hel del erfarenheter, och har nu sammanfattat mina bästa tips på vad som är viktigt för att nå framgång i en organisationsförändring.
Organisationsförändringar – hur funkar det?
Historiskt har vi arbetat mer hierarkiskt och strukturellt med förändring. Organisationsförändringarna har kommunicerats direkt från VD och ledningsgrupp, de hade facit och målbilden. Idag är processen mer komplex, där många olika affärsmässiga parametrar, riskanalyser och riskbedömningar ligger till grund för förändringen. Organisationerna har högre krav på leverans och mer konkurrens på större nåbara marknader, och där allt går väldigt snabbt (och en pandemi har inte gjort det lättare). I detta snabbrörliga skulle vi förslagsvis kunna arbeta nära teorierna kring lärande i organisationen (Ex. P. Senge, D. Kim, D.Kolb, Ellström P-E). En lärande organisation skapar goda förutsättningar för kontinuerligt lärande, delaktighet och samarbete. Man tar tillvara på lärandet och erfarenheterna, och använder dem i organisationens strävan mot mål och anpassningar till omvärlden.
Starta med att ge förändringen mening och våga landa i vision och mission för verksamheten och den förändring som ni står inför. Vad gör ni idag för att nå de mål som ligger längre fram? Ge sedan organisationen en tydlig riktning, där alla medarbetare finner sin väg – tillsammans med de andra i sitt team, på sin avdelning, i sin organisation. Använd målen för att skapa delaktighet och motivation – även om en del svåra beslut måste tas; att arbetsrelationer förändras, att gamla organisatoriska system och rutiner á la ”så har vi aldrig gjort/tänkt tidigare” utmanas. Har ni detta på plats kan handlingar och beslut tas enklare genom hela organisationen och nya synergier och samarbeten kommer att växa fram.
5 tips för att lyckas med omorganisationen
Förbered processen väl och kommunicera:
- Varför gör vi det här och vad vill vi uppnå? Vilka är våra förhoppningar?
Koppla samman med er (nya?) vision (ex störst i Sverige inom…) och ert (nya?) mission (ex bredda målgruppen…) - Vilken kompetens, vilka färdigheter och förmågor vill vi se framåt? Behöver vi förändra beteenden?
För att lyckas med förändringen behöver medarbetare känna sig ”kompetenta för förändringen”. Har vi kompetensen för att förändra eller behöver vi kompetensutveckling för att få in nya beteenden? Eller helt nya kompetenser? Landa i behov och väv sedan in i kommunikationen. - Det är ansträngande med förändringar.
När är vi faktiskt på väg mot mål? Identifiera delmål, kommunicera, belöna och fira. Många medarbetare ställer sig ofta frågan ”What´s in it for me?”. Försök ge era medarbetare svar. Vi är alla olika- belöna goda beteenden, bemöt motstånd rationellt. - Har vi resurser (tid, ekonomi, kompetens, stödfunktioner), och räcker de?
Tid och prioriteringar? Glöm inte tid för reflektion, finns tid för reflektion och frågor? Med reflektion menas även att det finns utrymme för att få ifrågasätta och argumentera. Detta ger oss en möjlighet att landa i gemensam förståelse för nuet och framtiden. - Har vi en handlingsplan, som är realistisk?
Återkoppla till organisationen hela vägen, kring framgångar och bakslag. Berätta ”här är vi nu”. Var öppen med var ni ”behöver tänka om”. Äg ”Teamsfikasnacket”- ligg steget före i er kommunikation. Kom ihåg att även om exempelvis en ny organisering/arbetssätt är satt och ni landat i steg 1 är inte arbetet avslutat. Det är nu resan börjar, på riktigt: Fortsätt arbeta med kortsiktiga mål men kommunicera även långsiktiga mål.
Hur ska du som chef hantera organisationsförändringar?
I din roll som chef har du har en förståelse för vad du ska göra och hur din organisation fungerar. Du samarbetar och är en del av teamet. Om förändringen är otydlig för dig blir du med all säkerhet otydlig inför dina medarbetare. Där behöver du säkerställa att du har det som behövs för att, tillsammans med ditt team, hantera och driva förändringen framåt. Har du det du behöver i form av mål, förväntningar, mandat? Kan du även förmedla det och omvandla det till en uppgift i ditt team? Även om man som chef inte berörs direkt av förändringen, behöver du ”vara med”. Farhågor som ibland blir oro sprids i det ”digitala fikarummet” eller på ”promenadmötet” och påverkar alla medarbetare på olika sätt. Vi behöver alla hitta ”var är jag i det här”, även om man inte berörs direkt.
Tre tips!
- Tillåt dig som chef att inte veta allt, att allt inte är förutsägbart, men förmedla ändå trygghet. Våga ”stå kvar” när det blåser om er. Ge det lite tid, för att skapa förståelse och motivation.
- Ge ditt team utrymme att lösningsfokuserat kunna påverka sin vardag och sina arbetsuppgifter, så långt det är möjligt, i förändringsfasen. För en dialog kring oro och osäkerhet. Lyft frågor. Vilka är våra förhoppningar? Vilka är våra farhågor?
- Lita på självledarskapet i gruppen- men fånga upp dem som har det tuffare i nya situationer. I dialog och samtal ger vi utrymme för förväntningar. Vilken uppgift har just jag? Tyckande och motstånd, visar på engagemang. Lyssna!
Så, sammanfattningsvis, ha tålamod, trots krav på leverans. Man är i olika faser, beroende på när man får ta del av handlingsplanen. Ledningsgruppen har vetat länge, stödfunktioner och chefer några veckor, medarbetare har möjligen hört något, men vet ännu inte. Vi kan inte alla vara på samma plats/samma fas i en förändring. Och som jag har skrivit tidigare, man blir trött av förändring. Låt sinnet få vila ibland.
Står din verksamhet inför en omorganisation? Hör av dig till oss om du vill veta mer om hur vi kan hjälpa. Vi går in i uppdrag i både olika omfattning och tidsperioder utifrån vad du som kund behöver. Och vi har god erfarenhet att arbeta med både mindre och större verksamheter.
Sanna Winnansson, jobbar som HR-konsult på Wise Consulting