I denna artikel kan du läsa om vad som gäller vid en omorganisation, få insikt i hur det kan påverka dina medarbetare och slutligen hur du, steg för steg, skapar en framgångsrik, hållbar och bestående förändring.
Vad är en omorganisation?
En verksamhet som genomgår små eller stora organisatoriska förändringar, genomgår en omorganisation. Omorganisationer skapar potential för din verksamhet att bli mer effektiv och konkurrenskraftig. Det är en förändring som kräver mycket arbete, men också en möjlighet att växa och utvecklas på nya sätt.
Viktigt att tänka på vid en omorganisation
Det är viktigt att planera förändringen väl, involvera nyckelpersoner och följa de riktlinjer och rekommendationer som finns enligt lagar och avtal. Det är dessutom viktigt att tänka på att det är människor som berörs. Det är därför väsentligt att informera alla inom verksamheten om vilka förändringar som kan komma att ske i ett tidigt skede, hur de kommer att ske samt hur det kommer att påverka medarbetare och avdelningar.
Varför gör man en omorganisation
Behovet av en omorganisation kan grundas i flera olika orsaker. I korthet handlar det om att anpassa verksamhetens arbetssätt, strukturer och förmågor till verksamhetens övergripande strategier och mål. Här lyfter vi fyra anledningar till när och varför en omorganisation kan vara nödvändig.
- Förbättra samarbete och kommunikation
Behöver din verksamhet bli bättre på att samarbeta och kommunicera med varandra eller mellan avdelningar? Genom att omorganisera ledningsstrukturen eller ansvarsområden kan man öka samverkan inom verksamheten, vilket i sin tur kan leda till en mer trivsam arbetsmiljö och ökade resultat över tid. - Anpassa till förändrade marknadsförhållanden
För att följa marknadens utveckling och bibehålla konkurrenskraft behöver verksamheten utvecklas och omorganiseras. Det kan handla om att utveckla nya produkter eller tjänster, eller att anpassa verksamheten till nya teknologier och trender. - Öka lönsamheten
Ibland kan verksamheten behöva omorganiseras för att minska kostnaderna och öka intäkterna. Det kan handla om att öka försäljningen genom att fokusera på nya marknader, slå ihop avdelningar, avveckla ett icke lönsamt affärsområde eller skära ned på budgeten och minska personalstyrkan. - Förbättra effektiviteten
En omorganisation kan vara värdefull om du behöver öka produktiviteten i form av nya arbetssätt. För att öka effektiviteten kan man omorganisera ansvarsområden och arbetsuppgifter för att minska onödig byråkrati. Att ta bort övertaliga roller eller effektivisera processer kan dessutom bidra till minskade kostnader.
Påverkan på medarbetare vid en omorganisation
Trots att önskan med en omorganisation är att förbättra, effektivisera och öka lönsamheten i verksamheten, kan det medföra negativ inverkan på medarbetarna om det inte sköts på rätt sätt.
Oavsett vilken typ av förändring det gäller, så är omorganisationer ofta påfrestande för medarbetarna och kräver mycket tid och energi. Trots detta förväntas de ofta att bibehålla samma produktivitetsnivå som tidigare, vilket kan leda till stress och oro. För att vi människor ska må bra och känna oss trygga i förändringstider är det viktigt att vi har en känsla av kontroll. Detta kan dock vara svårt att uppnå om förändringarna är negativa för medarbetarna, som till exempel vid uppsägningar. Vid negativa förändringar är det vanligt att försvarsmekanismer aktiveras, vilket kan göra det svårt att få medarbetarna att känna sig positiva och tillitsfulla under omställningsprocessen.
Om medarbetarna inte får tillräcklig information om varför förändringen är nödvändig ökar risken för ryktesspridning. Rykten, som vi alla vet, tenderar att förvränga sanningen, vilket kan öka känslan av oro och missnöje på arbetsplatsen. Det är därför viktigt att göra det tydligt för medarbetarna varför förändringen är nödvändig, att stödja dem under processen, inte vara rädd för ifrågasättanden och bemöta motstånd på ett rationellt sätt. Ett av de viktigaste stödet medarbetarna har är chefer, särskilt mellanchefer, i organisationen.
Mellanchefer är en viktig del i förändringsarbetet eftersom det ingår i deras roll att göra omorganisationen begriplig och hanterbar för deras medarbetare. Det är viktigt att mellanchefer är lyhörda och lyssnar på sina medarbetare eftersom deras uppgift blir att återkoppla till ledningen hur medarbetarna upplever förändringen.
Checklista för en lyckad omorganisation
Starta med en grundläggande analys och målbild
För att tydliggöra vikten och syftet av omorganisationen är det viktigt att göra en grundläggande analys. Analysen ska förtydliga bakgrund och motiv till varför förändringen behöver ske. Det behöver finnas en klar målbild om vad förändringen ska resultera i.
Informationsskyldighet
Innan beslut om omorganisation kan fattas måste verksamheten informera fackliga parter eftersom arbetsgivaren har en informationsskyldighet som regleras i medbestämmande lagen. Arbetsgivare som inte har kollektivavtal ska informera alla fackförbund som har medlemmar på arbetsplatsen. Fackförbundets uppgift är att representera sina medlemmar under processen.
Riskbedömning
När du har informerat fackliga parter är det dags att genomföra en riskbedömning, även kallad risk-och konsekvensanalys. I riskbedömningen analyserar du vilka konsekvenser som förändringen kan medföra ur ett arbetsmiljöperspektiv. Arbetsgivaren är skyldig att bjuda in skyddsombud att delta i riskbedömningen.
Samtliga risker bör dokumenteras med en tydlig handlingsplan för att minimera potentiella negativa konsekvenser. Vid större förändringar kan det vara värdefullt att arbetsgivaren sätter ihop en särskild grupp med skyddsombud, experter och intresserade medarbetare, som under omorganisationens gång hanterar och analyserar dessa frågor.
Förhandlingsskyldighet
Nästa steg i processen är att arbetsgivaren kallar fackliga parter till förhandling av omorganisationen. För arbetsgivare med kollektivavtal gäller den så kallade primära förhandlingsskyldigheten, mbl §11, vid viktigare förändringar i verksamheten eller vid viktigare förändringar av arbets- eller anställningsförhållandena. För arbetsgivare utan kollektivavtal gäller den primära förhandlingsskyldigheten om omorganisationen rör uppsägning på grund av arbetsbrist eller verksamhetsövergång.
Syftet med förhandlingsskyldigheten är att möjliggöra inflytande och medbestämmande för medarbetarna. Tänk på att tydligt beskriva vilken fråga som ska förhandlas och förbered förhandlingsunderlaget väl med bland annat bakgrund och syfte med förändringen, nuvarande organisation samt förslag på ny organisation och utdrag från riskbedömningen. Se detta som en möjlighet för er som arbetsgivare att få värdefull input på omorganisationen, kanske lyfts det perspektiv som ni inte har tänkt på.
Innan beslut om uppsägning av personal
I vissa fall kan en omorganisation innebära att personalstyrkan måste minskas, alltså att en del medarbetare måste sägas upp. Innan beslut om uppsägning är arbetsgivaren skyldig att göra en omplaceringsutredning, det gäller både för företag med och utan kollektivavtal. I de fall där mer än fem personer riskerar att sägas upp måste verksamheten varsla arbetsförmedlingen. Om företaget inte har kollektivavtal (KA) behöver arbetsgivaren kontrollera om personerna som berörs är med i facket, om de är det, behöver arbetsgivaren kalla till förhandling (genom en förhandlingsframställan enligt mbl §13).
Omplaceringsutredning innebär att arbetsgivaren tittar på lediga jobb inom bolaget (organisationsnr), oavsett ort i närområdet. Jobbet som erbjuds ska vara skäligt enligt §7 LAS. Om inga lediga tjänster finns tittar arbetsgivaren på turordning. Turordning betyder att personen “knuffar” ut den med kortare anställningstid enligt §22 LAS. De förutsättningarna som gäller då är att personen har rätt kompetens (tillräckliga kvalifikationer). Turordning sker enbart inom driftenheten (enl LAS är det kontor inom kommungränsen).
Om personen tackar nej till erbjudande om ledig tjänst eller tjänsten som erbjuds via turordningen blir personen automatiskt uppsagd pga arbetsbrist med ordinarie uppsägningstid enl LAS/Kollektivavtal. Tänk på att det är viktigt för er som arbetsgivare och ert arbetsgivarvarumärke att avsluta en medarbetare på ett så bra sätt som möjligt. Om inte medarbetaren har rätt till kollektivavtalat omställningsstöd (outplacement) eller uppnår villkoren för omställningsstudiestödet, kan det vara en så kallad goodwill att ni bekostar ett omställningsstöd.
Kommunicera
En essentiell del under en omorganisation är kommunikation. Kommunikation ska ske både skriftlig och muntligt, under hela processen. Med fördel bör en kommunikationsplan upprättas. Ge medarbetarna utrymme att diskutera eventuella åsikter och motstånd samt forum för att uttrycka oro och rädsla, till exempel genom gruppsamtal eller individuella samtal mellan medarbetare och chef. Det är dessutom viktigt att lita på medarbetarnas självledarskap, men visa sympati för de individer som har det tuffare under förändringstider. Sist men inte minst, glöm inte bort att tydliggöra för alla vem i verksamheten som har ansvar att delge information innan ni påbörjar omorganisationen. Målbilden ska kommuniceras till alla medarbetare som även aktivt ska involveras i jobbet för att nå dit.
Genomföra förändringen
För att skapa förståelse för förändringen är det viktigt att ha en bestämd projektplan att följa. Projektplanen ska inkludera analysen som förklarar förändringens bakgrund och syfte, det ska även finnas en beskrivning som förtydligar vad det är som ska förändras och målet med förändringen. Slutligen ska projektplanen innehålla detaljerad information om självaste förändringsprocessen - hur ska förändringen genomföras, vem ska genomföra den, vem står som ansvarig och när ska den vara genomförd?
Det är viktigt att kontinuerligt återkoppla till verksamheten, vilka framgångar har ni sett? Vilka bakslag har uppstått? Använd kortsiktiga och långsiktiga mål och se till att alltid ligga före i kommunikationen gentemot medarbetarna för att undvika potentiella osäkerheter och ryktesspridningar.
Uppföljning / Utvärdering
Många organisationer glömmer den sista och kanske viktigaste punkten, att utvärdera omorganisationen. För att kunna göra en utvärdering av en omorganisation behöver du alltså jämföra det faktiska tillståndet med det önskvärda tillståndet.
Det faktiska tillståndet är det som råder när du startar en omorganisation och det önskade tillståndet är vad du uppnått när omorganisationen är klar.
Vi rekommenderar därför att tala om två huvudsyften med utvärdering;- Kontrollera resultatet av en genomförd omorganisation.
- Skaffa underlag för förändring och utveckling inför framtida omorganisationer
Syftet med den noggranna utvärderingen är också att försöka förklara om och varför det önskade tillståndet uppnåddes eller ej. Först då kan man komma med konkreta förslag till förändringar. Om vi tar oss tid för utvärdering leder det till att vi lär oss och inte gör samma misstag igen, vi blir en bättre och mer lärande organisation.
Lycka till med er omorganisation! Känns processen svår och behöver ni stöd längs vägen? Hör av dig till oss!