Semestern är en efterlängtad tid för avkoppling och återhämtning. Även om den verkar avlägsen är det dags att sätta igång med semesterplaneringen! Vad gäller egentligen för semestern enligt semesterlagen? Vilka regler är viktiga för dig som arbetsgivare att ha koll på och förhålla dig till? I den här bloggartikeln utforskar vi några av de vanligaste frågorna som uppstår i samband med semesterns och delar med oss av tips för en smidig och effektiv semesterplanering.
Börja planera semestern tidigt
För att säkerställa en smidig semesterperiod är det viktigt att planera i god tid och vara förberedd på det oväntade. Börja med att förstå organisationens behov av arbetskraft under semesterperioden genom att tidigt på året skaffa dig en översikt över medarbetarnas semesterplaner. Dessutom är det klokt att ha en backup-plan på plats för att hantera oförutsedda händelser eller brådskande frågor som eventuellt kan uppstå.
Semesterlagen och semesteråret
Alla företag och anställda omfattas av reglerna i semesterlagen, en skyddslag som ger anställda rätt till 25 dagars ledighet per år. Om företaget omfattas av kollektivavtal är det viktigt att kontrollera vilka semesterregler som gäller i det fallet.
Semesteråret infaller normalt mellan den 1 april och den 31 mars följande år. Arbetsgivaren ska vanligtvis förlägga den så kallade huvudsemestern till fyra sammanhängande veckor, vilket motsvarar 20 arbetsdagar, under perioden juni till augusti.
Om arbetsgivare och medarbetare inte kommer överens om när semestern ska tas ut, har arbetsgivaren ensamrätt att bestämma semesterperioden. Beslutet måste i regel meddelas senast två månader innan ledigheten påbörjar. Har ni kollektivavtal kan du som arbetsgivare också bli tvungen att informera och förhandla med facket.
Betald och obetald semesterledighet
Rätten till semesterledighet och semesterlön är två separata begrepp. Arbetstagare har alltid rätt till semesterledighet, men det kan finnas undantag för anställningar som är kortare än tre månader.
Semesterlön tjänas in under anställningen, vilket innebär att en semester kan inkludera både betalda och obetalda semesterdagar. Betalda semesterdagar bör tas ut före obetalda, och obetalda dagar kan inte sparas till nästa år. När det nya semesteråret börjar måste arbetsgivaren informera de anställda om hur många intjänade semesterdagar de har, samt vilka av dessa som är betalda eller obetalda.
Om företaget har anställda utan betald semester kan arbetsgivaren inte tvinga dem att ta semester. Det här kan skapa utmaningar när det gäller att sysselsätta dessa personer under ledigheten. En lösning kan vara att avtala om ledighet utan löneavdrag (förskottssemester).
Vad händer om arbetstagaren har semesterdagar kvar när semesteråret är över?
Enligt semesterlagen är du som arbetsgivare skyldig att se till att dina medarbetare tar ut minst 20 dagars ledighet. Därmed får man endast spara de intjänade betalda semesterdagarna som överstiger 20. En arbetsgivare som inte ser till att medarbetare tar ut sin lagstadgade ledighet riskerar att få betala skadestånd. Detta gäller även om medarbetaren själv vill växla semesterdagar mot pengar. En grundregel är därför att om en medarbetare har semesterdagar kvar, bör ingen annan typ av ledighet beviljas före semestern, exempelvis kompledigt.
Det finns tre undantag när arbetsgivaren får betala ut semesterdagar utan att den anställda tar ut någon ledighet:
- Anställningen upphör
- Det rör sig om korta anställningar
- Medarbetaren är långtidssjuk eller frånvarande – vilket då har gjort att semestern inte har kunnat läggas ut.
Föräldraledighet under semesterperioden
Det är vanligt att ta ut föräldraledighet under sommarperioden och på så sätt få en ännu längre ledighet. Anställda med rätt till hel föräldraledighet kan begära ledighet enligt föräldraledighetslagen. Begäran måste lämnas till arbetsgivaren senast två månader i förväg eller så snart som möjligt. Om medarbetare önskar specifika veckor ledigt kan föräldraledighet begäras för den perioden, förutsatt att begäran görs minst två månader i förväg.
Tips för en smidig och effektiv semesterplanering:
-
Tydlig kommunikation: Se till att ha tydlig kommunikation med dina medarbetare angående semesterplaneringen och de regler som gäller enligt semesterlagen. Det kan exempelvis handla om att informera om processen för att begära och planera semestern i förväg.
-
Flexibla arbetsscheman: Överväg att införa flexibla arbetsscheman eller alternativa arbetssätt för att hantera eventuella personalbrister under semestertider. Exempelvis att tillåta distansarbete eller att skapa en pool av tillfälliga medarbetare för att täcka upp vid behov.
-
Hantera obetalda semesterdagar: Se till att ha en plan för att hantera medarbetare som inte har rätt till betald semester. Ett alternativ kan vara att erbjuda förskottssemester.
-
Spara betalda semesterdagar: För att minska överskottet av sparade betalda semesterdagar hos dina medarbetare, uppmuntra dem att ta ut sin lagstadgade ledighet i tid. Det är du som arbetsgivare som har ansvar att den anställde tar ut sin ledighet. Följ därför upp uttag och påminn om medarbetare att boka sin semester.
För att säkerställa en smidig och effektiv semesterperiod krävs noggrann planering och förståelse för semesterlagen. Med kunskap om reglerna och en god kommunikation med medarbetarna kan du som arbetsgivare skapa en bra semesterplanering, och därigenom ge en positiv semesterupplevelse för alla.
Författare:
Magnus Berglund och Helena Dahlbeck, HR-konsulter på Wise Consulting