Så väljer du rätt system när du digitaliserar HR

16 februari 2021

top-left
top-right
bottom-right

Insikter & kunskap | Så väljer du rätt system när du digitaliserar HR

Att digitalisera HR har aldrig varit mer aktuellt. Under 2020 tvingades många företag ta stora kliv och forcera fram nya processer och rutiner när deras medarbetare plötsligt blev tvungna att arbeta hemifrån. Många företag har klarat omställning bra men det har också visat på sårbarheter och framtida utmaningar. Som till exempel vilka system vi använder inom HR.

Så vad bör du tänka på när du väljer HR-system? Vi tog ett snack med Pär Nilsson på startup-bolaget Huma, en ny spännande aktör på marknaden. Huma har som ambitionen att förändra bilden av vad är ett HR-system är och hur det skall användas.

-Vi på Huma tycker det är dags nu att sätta det viktigaste vi har i centrum: Människan och medarbetaren, även när vi pratar system. Det kan dock vara svårt med många av de verktyg som används idag. Till exempel är det ofta bara ett fåtal medarbetare som har tillgång till verktygen och då handlar i regel om ren administration.

-Det gäller alltså att våga tänka nytt. Utgå inte från det ni har när ni planerar framåt. Tänk bort de system ni använder idag. Hur vill ni att det skall fungera, vad är den bästa lösningen för er? Hur kan ni bli inkluderande och skapa värde för alla i företaget? Vi spenderar ju en tredjedel av livet på jobbet, kan vi göra den tiden lite bättre? Det finns såklart en rad konkreta saker att ta i beaktning. Här kommer tre punkter från Pär.

1. Säkerhet

Du vill vara trygg med att att dina medarbetares personuppgifter förvaras och behandlas på ett säkert och riktigt sätt. Se då till att ha dem på ett och samma ställe och att säkerställa att rätt person har rätt behörigheter. Vi ”firar” 3 år med GDPR i maj och det är hög tid att vi också tar ansvar för all data. En given del av digitaliseringen är hur vi handskas med dokument. Genom att ha alla personaldokument samlade får du struktur och ordning. Såklart är det extra plus om du kan ta fram till exempel anställningsavtal direkt i systemet.

2. Tillgänglighet

Tiden då HR-system var tillgängligt för bara några få administratörer är över! Släpp istället in dina medarbetare i systemet. Du som arbetar med HR skall ha tid för den viktigaste resursen på företaget, människorna. Sprid därför det administrativa långt ut i organisationen och låt medarbetarna själva uppdatera sina uppgifter och kompetenser. Ha som ambition att skapa värde för alla i företaget genom ert HR-system. Se över hur ni kommunicerar. Vilka kanaler använder ni idag för att för att nå ut med information, bygga er företagskultur och stärka era värderingar? Sträva efter en väg där alla kan nås enkelt och som alla bär med sig, genom mobilen. Tillgänglighet skapar delaktighet och det har direkta effekter på lönsamheten. I Norge och Sverige känner bara 14% respektive 17% av anställda sig engagerade i sina jobb. Kan du öka den siffran kommer det givetivs hända otroliga saker i din verksamhet.

3. Effektivitet

Det är dags att sluta med gemensamma Exceldokument och checklistor som skickas runt i företaget. Skapa förutsättningar för en gemensam översyn vid till exempel onboarding där alla som är inblandade ser sitt ansvar och kan bocka av när uppgiften är genomförd. Detsamma gäller när vi skall utveckla och säkerställa medarbetarnas, och i förlängningen företagets, kompetenser. Med en digital översyn minimerar du risken för kompetensgap eller att certifieringar löper ut innan de förnyats. Det finns enormt mycket tid att spara genom att skapa digital flöden och rutiner. Tid är en sak men om du kan undvika oönskad personalomsättning eller få dina nya anställda att vara produktiva tidigare? I genomsnitt kostar en oönskad uppsägning ett företag 1,5-2-5 gånger den anställdes årslön.

För många är byte av system något man drar sig för, även om det är nödvändigt?

-Jag vet att många känner oro inför nya system. Det behöver däremot varken vara dyrt eller tidskrävande att byta HR-system. Väljer du ett intuitivt system där användarupplevelsen alltid är i fokus kan du tänka bort dyra och långa implementationer. Du kör till exempel igång med Huma helt själv på ett par minuter. Som privatpersoner är vi grymt kräsna med alla tjänster och appar vi använder och tröttnar snabbt om det inte är användarvänligt. Av någon märklig anledning accepterar vi krångliga och tidskrävande system när vi kommer till jobbet. Så behöver det inte vara, avslutar Pär.

Group 2

Vill du veta mer om hur du kan arbeta med HR-system på ett smart sätt? Kontakta oss!

Sidor du kanske gillar

Påjobbetpodden

Påjobbetpodden | Maria Göthe om psykologisk säkerhet

Häng med när Maria Göthe, ledarutvecklare och HR-expert på Wise Consulting pratar psykologisk säkerhet. Vad...
Lyssna här
Blogg

Varför du ska jobba som HR-konsult

Det som verkligen är förmånen med mitt jobb är att få hjälpa människor och organisationer...
Läs mer här
Wise paper

Wise Paper | Rapport – Svenskarnas inställning till distansarbete

Vår inställning till arbete förändras över tid – och som företag behöver vi vara anpassningsbara...
Läs mer här
Wise paper

Wise Paper | Checklista – HR Compliance

Uppfyller ditt företag lagkraven inom HR? Känner du till vilka lagar och regler som du...
Läs mer här
Wise paper

Wise Paper | Ledarskap & självledarskap på distans

Att leda på distans har blivit påtagligt för de flesta av oss som arbetar som...
Läs mer här
Wise paper

Wise Paper | Svåra samtal

Centralt i alla typer av svåra samtal är att du som chef ska förmedla ett,...
Läs mer här
Wise paper

Wise Paper | 7 tips vid uppsägningssamtal

Att ge medarbetare besked om uppsägning är för de flesta chefer bland de absolut tuffaste...
Läs mer här
Blogg

Korttidsarbete & permittering – det här gäller

Med Coronaviruset (Covid-19) har många frågor och funderingar dykt upp och arbetsgivare behöver ta ställning...
Läs mer
Wise video

Wise Video | HR + kommunikation = trygghet och framgång

I detta inspelade material från vårt webbinarium "HR + kommunikation = trygghet och framgång" guidar...
Läs mer här

Kontakt

Har du några frågor kring våra tjänster eller hur vi jobbar? Tveka inte att höra av dig till oss. Vi hjälper dig gärna.