De flesta chefer har någon gång varit i en situation där de haft en medarbetare som missköter sig. Jag har flertalet gånger mött chefer som uppgivet berättar att det gått för långt. Deras medarbetare gör inte sitt jobb och levererar inte som förväntat. Eller att de har en medarbetare som har samarbetssvårigheter och en negativ inställning till det mesta. Cheferna är uppgivna och jag får frågan hur de ska hantera situationen. Första steget är att prata med medarbetaren, vilket i detta läge kan kallas ett svårt samtal. Vad är då det viktigaste för att komma vidare med dessa så ofta ”svåra samtal”?
Inför ett svårt samtal – kartlägg situationen
Personalärenden slukar många gånger både tid och energi. Att agera i tid är nyckeln för att i yttersta fall undvika psykisk ohälsa och sjukskrivningar. Verkligheten och den svenska arbetsrätten är svår att navigera i och det finns mycket vi som arbetsgivare måste ta hänsyn till när det kommer till misskötsamhet. Tekniken för att närma sig medarbetaren är därför central. Min första fråga jag brukar ställa till chefen är; är din medarbetare medveten om ditt missnöje, har ni haft ett medvetandegörande samtal och diskuterat problematiken?
Många gånger visar det sig att det är just där skon klämmer. Som ledare har man inte varit tillräckligt tydlig i sin kommunikation när det kommer till förväntningar, skyldigheter och rättigheter arbetsgivare och arbetstagare emellan. Om man inte tydligt och i tid lyft missnöjet, kan man då räkna med en förändring hos medarbetaren? Jag skulle säga nej, det är svårt att förändra något du inte har uppmärksammats på och därmed inte är medveten om. Medvetenhet är alltså a och o. Jag vill därför slå ett slag för att medvetandegöra och lyfta denna typ av frågor med dina medarbetare i tid och nedan följer min bästa tips.
5 tips för att göra svåra samtal lättare
- Ta tag i problemen på en gång. Du som chef har ansvar att tydliggöra dina förväntningar gentemot dina medarbetare. Att på en gång lyfta och agera på det du är missnöjd med kan många gånger leda till att det inte blir en så stor sak av det. Väntar du för länge finns risk att det oönskade beteendet normaliseras och det därmed blir svårare att agera på.
- Var tydlig med ditt budskap. Gå rakt på sak och linda inte in saker. Det ska vara solklart för din medarbetare vad du som chef är missnöjd med och vilka förbättringar som förväntas. Var empatisk samtidigt som du är professionell.
- Sätt dig i förarsätet tillsammans med din medarbetare och kom fram till en gemensam väg framåt. Vad är egentligen den bästa lösningen i just denna situation? Ställ frågan och våga stanna kvar i den.
- Konkretisera i form av en handlingsplan där det tydligt framgår vad som ska förbättras, hur ni ska nå dit och när uppföljning sker. Genom dokumentation säkerställer ni att ni har en gemensam bild av vad ni kommit överens om.
- Ta hjälp i tid. När det kommer till personalärenden kan verkligheten vara rätt knepig att navigera i och det finns mycket att ta hänsyn till rent arbetsrättsligt. Ta därför i ett tidigt skede hjälp av kunniga personer för att bolla hur du kommer vidare. Här finns vi på HR behjälpliga.
Passar på att tipsa om vår podd Påjobbetpodden och ett avsnitt där Navid Modiri gästar. Där talar han om svåra samtal och att de på ett sätt kan vara helande och föra oss närmre varandra. Intressant lyssning! Spana in avsnittet här!
Sitter du just nu med ett personalärende som du inte riktigt vet hur du ska komma vidare med? Vi går in i uppdrag i både olika omfattning och tidsperioder utifrån vad du som kund behöver. Hör av dig så berättar vi mer.
Peter Nyström, HR konsult på Wise Consulting