Vi lever i en allt mer digitaliserad värld, vi är ständigt uppkopplade och informationsflödet är enormt. Nyheter, sociala medier, mail, telefonen som plingar – det är ibland lätt att det blir för mycket. På jobbet har vi också mängder med information som vi ska tolka, informera om och fatta beslut kring. Hur vet vi att det blir rätt? Är rapporterna tillförlitliga? Levererar vi det vi ska? Många frågor som snurrar.
Vi är sedan länge vana vid att ha komplexa affärssystem där vi kan få information om nyckeltal, försäljning, budget och resultat. Men HR-system har hittills inte varit lika vanligt. Det finns fortfarande stora företag som idag har sin personalinformation i ett Excelark, och ingen vet när det senast blev uppdaterat. Informationen blir inte tillförlitlig och det blir till och med svårt att svara på den enkla frågan om företagets head count.
Men i takt med att digitaliseringen har utvecklats har också HR-systemen utvecklats. Det finns flera leverantörer på marknaden som levererar enkla och så kallade molnbaserade system som går att anpassa direkt efter verksamheten. Kunden utformar sitt eget system med hjälp av leverantören och kan täcka ett grundläggande behov så som att ha personal- och anställningsinformation på plats samt några enklare rapporter. Molnbaserade system uppdateras också varje år så att man alltid har tillgång till den senaste versionen och nya funktioner.
Varför du ska implementera ett HR-system i din organisation:
Att implementera ett HR-system är ett sätt att kvalitetssäkra information, beslut och därmed säkra företagets resultat. Det blir ordning och reda på processerna och informationen kan följas upp på ett enkelt sätt. Du kan också kvalitetssäkra att alla inblandade har fått information och processer kan godkännas och kontrolleras direkt i system oavsett om det gäller rekrytering, anställningar, avslut eller performance rating. Att säga att man har ett bra HR-system implementerat vid revision är som ljuv musik för en revisors öron och därmed för dig.
Andra fördelar är också:
- Struktur och ordning på anställnings- och personalinformation
- Lättåtkomlig och uppdaterad information
- Du får påminnelser om att anställningar löper ut eller om födelsedagar
- Möjlighet att dra rapporter på HR-data som exempelvis, personalomsättning, head counts, sysselsättningsgrader och anställningsformer, chans att analysera data
- Skapa anställningsavtal och digitala arkiv
- Kompetenskartläggning och performance rating samt uppföljning
- Integrerat med lönesystem, tidrapporteringssystem eller övriga system
Du kan också använda ett HR-system som ett digitalt arkiv. Hade det inte varit skönt att få bort alla de där hemska arkivskåpen som bara tar upp en massa plats? Du hittar dokumenten med en gång genom att snabbt söka fram dem i systemet.
Går du i tankarna att implementera ett HR-system och vill veta mer om hur du gör och vad du bör tänka på? På Wise Consulting jobbar vi dagligen med HR och HR-systemstöd och har bra koll på marknaden och det senaste. Eftersom vi är experter inom HR förstår vi ditt behov, vi kan hjälpa dig att hitta rätt system för din verksamhet och hur du ska använda det för att nå bästa resultat.
Daniela Ågren, HR-konsult och HR-systemspecialist, Wise Consulting