HR Coordinator & Executive Assistant till FUCHS

Stockholm

Ansök senast 9 aug 2025

Om FUCHS
Med 90 år av innovation, över 100.000 kunder och mer än 6 000 anställda över hela världen är FUCHS-koncernen världens största oberoende leverantör av smörjmedel. Med vår nordiska verksamhet har vi en stark närvaro på de lokala marknaderna. Vi tror på nordisk industri och har byggt en ny modern produktionsanläggning specifikt för ändamålet, strax söder om Stockholm. 

På FUCHS värdesätter vi vår oerhört fina kultur med mycket kamratskap och trevliga människor. Du får möjlighet att vara del av ett företag där det är laget före jaget och där samarbete är i centrum. Vi sitter på fina kontor på Swedenborgsgatan i Stockholm och tillämpar en hybridlösning där du har möjlighet att arbeta hemifrån två dagar i veckan. Läs mer här om hur det är att arbeta hos oss.

Rollen och huvudsakliga arbetsuppgifter
I rollen som HR-koordinator & Executive Assistant är du en nyckelperson i vår vardag. Tjänsten är bred och operativ med fokus på administrativa HR-uppgifter för hela Norden. Du stöttar även den nordiska VD:n och ledningsgruppen i projekt och det dagliga arbetet. Du bidrar till struktur, kvalitet och utveckling i nära samarbete med HR-direktör, chefer och andra centrala funktioner.

Exempel på arbetsuppgifter är:

HR - en nyckelroll i det dagliga HR-arbetet

• Stötta chefer och medarbetare i operativa HR-frågor och bidra till en trygg, fungerande vardag
• Hantera inkommande HR-ärenden via gemensam inkorg på ett snabbt och professionellt sätt
• Ansvara för HR-masterdata och agera Superuser i SAP SuccessFactors
• Stödja i återkommande HR-processer och samarbeta och stötta HR Director och HR Business Partner administrativt
• Driva hela processen för medarbetarundersökning från planering till analys
• Ansvara, kontrollera och säkerställa korrekta löneunderlag till extern lönepartner
• Utveckla och effektivisera HR:s administrativa processer och rutiner

Executive Assistant

• Koordinera bokningar, ärenden och möten, samt följa upp aktiviteter
• Boka möten, skriva protokoll och ta fram beslutsunderlag
• Planera och samordna event, konferenser och resor
• Förbereda presentationsmaterial till t.ex. Townhalls och ledningsgruppsmöten
• Hantera fakturor och säkerställa smidig administration i vardagen

Din bakgrund
För att lyckas i rollen ser vi att du har några års erfarenhet som HR-koordinator, HR-generalist eller i en liknande administrativ roll där du haft ett koordinerande och administrativt ansvar i HR-processer. Du har bred kännedom om HR:s årshjul och gärna med god förståelse för löneprocessen och arbetet mot extern löneleverantör.
Du trivs i en internationell och dynamisk miljö där många kontaktytor och parallella uppgifter är en del av vardagen. Du har tidigare arbetat i en matrisorganisation och är van vid att samarbeta med olika stakeholders, operativt som strategiskt.

Mer formellt tror vi att du:

• Har mycket god systemvana och är trygg i verktyg som Excel, Word och SharePoint
• Har haft administrativt ansvar inom HR och har god erfarenhet av att hantera HR-masterdata i system, gärna SAP SuccessFactors
• Har en koordinerande ådra och ett prestigelöst förhållningssätt
• Kommunicerar obehindrat på både svenska och engelska, i tal och skrift
• Är strukturerad, noggrann och har ett öga för detaljer, särskilt i administrativa flöden
• Har hög integritet, personlig mognad och god förståelse för rollen som intern supportfunktion

Delar du vår inställning och har vi väckt ditt intresse?
I den här rekryteringen samarbetar vi med Wise Consulting. För att säkerställa en objektiv och icke-diskriminerade rekrytering kommer du att få genomföra arbetspsykologiska tester om du går vidare i denna process. Har du frågor om tjänsten kan du kontakta ansvarig rekryteringskonsult Abdullah Uzunel (Abdullah.uzunel@wise.se). Vi arbetar med löpande urval och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. 

Varmt välkommen med din ansökan!