Att arbetsgivare har ett stort ansvar för den fysiska och psykosociala arbetsmiljön, samt att detta är reglerat i Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS) känner de flesta företag till. Men många är inte förberedda på och har inte erfarenheten och kunskapen i att hantera kriser enligt kraven från AMV:s ”Första hjälpen och krisstöd” (AFS 1999:7).
Utmaningen för arbetsgivare är att kriser kan komma i många olika former och skepnader och att de är svåra att planera för. Till kriser som kan uppstå på arbetsplatser räknas t.ex. arbetsplatsolyckor, allvarliga tillbud, hot och våld, dödsfall, allvarliga sjukdomar, yrkesspecifika påfrestningar, medialt uppmärksammade händelser, förtroendekriser, förskingring. Arbetsgivaren har ett ansvar att riskbedöma och se till att det finns beredskap och rutiner för första hjälpen och krisstöd som behövs med hänsyn till verksamhetens art, omfattning och särskilda risker. Men händelser som Coronavirusets spridning i världen är svåra att helt förbereda sig på både för samhället i stort och det enskilda företaget.
Vad kan ni göra för att vara så förberedda som möjligt?
- Se till att ha en uppdaterad och företagsanpassad krisplan som bland annat innehåller:
- Mall för riskanalys
- Namn och kontaktuppgifter till utsedda medlemmar i företagets krisgrupp. Fysisk samlingsplats för krisgruppen i händelse av kris.
- Tydlig rollfördelning i krisgruppen
- Kommunikationsvägar i händelse av kris, t.ex. en specifik mailadress och telefonnummer som bara används i krissammanhang
- Lista med kontaktuppgifter till myndigheter, samarbetspartners, försäkringsbolag, revisor, företagshälsovård mfl.
- Mall för att föra logg över händelsens förlopp
- Riktlinjer för vilket psykosocialt stöd som ska ges till medarbetare och av vem
- Ha uppdaterade kontaktuppgifter till anhöriga
- Utbilda personalen i första hjälpen och HLR och se till medarbetare vet var första hjälpen utrustning finns
- Mediaträna nyckelpersoner i krisgruppen
- Se till att chefer och arbetsledande personal har tillräckliga kunskaper om krisstöd för att kunna planera och ordna detta på ett lämpligt sätt
Vem ansvarar för krishanteringen på företaget?
Det yttersta ansvaret har alltid högsta ledningen i företaget, men i krisgruppen bör även HR, kommunikationsansvarig, ekonomiansvarig, IT-ansvarig samt övriga medlemmar i ledningsgruppen ingå. Involvera gärna också specifikt sakkunniga, utifrån den kris som ni står inför.
Vad ska kommuniceras?
Tydlig, saklig och lättillgänglig kommunikation till medarbetare är nyckeln till en framgångsrik hantering av kriser och allvarliga händelser. Det är av yttersta vikt att information om allvarliga händelser ges fortlöpande, även när informationsvärdet kan tyckas lågt. Se till att er kommunikation är korrekt och bekräftad av myndigheter, uppmana medarbetare att söka information enbart på myndighetssidor. Se till att alla chefer delger medarbetare samma information. Förse gärna chefer med ”talking points” för att säkerställa korrekt informationsflöde.
Krishantering är som sagt alltid svår att förbereda eftersom varje scenario är unikt, men att göra noggranna förberedelser och praktiskt öva olika scenarion är ett bra och värdefullt sätt att förbereda sin organisation om en kris skulle uppstå.
Vill du veta mer om hur du kan arbeta med krishantering gällande Coronaviruset, hjälper vi dig gärna. Vi har expertisen på plats och våra konsulter kan snabbt kliva in med råd, vägledning och praktiskt arbete. Du kan också ladda ned vår checklista här – Wise Paper | Checklista för arbetsgivare – Coronavirus
Annica Taban är Teamchef på Wise Consulting, mångårig erfarenhet av krishantering och arbetar med att hitta den bästa HR-konsulten för just din organisation.