De flesta av oss kommunicerar dagligen i våra jobb. Genom kommunikation vill vi skapa fungerande samarbeten och utvecklas tillsammans. Vi skickar mail, slackar/chattar, skriver dokument och mallar, håller i möten och muntliga presentationer osv. Inte alltid tänker vi dock på målgruppen som ska ta emot vårt budskap. Kanske är det också som så att vi, trots våra insatser och ambitioner, inte lyckas få med oss vår målgrupp.
Här kommer 5 tips som du direkt kan ta med dig i vardagen för att bli en bättre kommunikatör:
1. Vad ska målgruppen veta, känna & göra?
Genom att fråga dig själv varför och vad ni ska kommunicera är det ofta enkelt att lista ut vad som är viktigast att säga. Dvs vad ska vår publik veta, känna eller göra? Mycket av det vi kommunicerar gör vi inte genom ord utan kommer ifrån information i form av gester, tonfall, formuleringssätt och mimik som ger en innebörd åt det som inte finns i de sagda orden. Väg därför orden mot den känsla och ton som du vill förmedla med ett eller flera tydliga budskap.
2. ”It’s not what you say, it’s what they say it is”
Mitt favorituttryck! Väldigt ofta när vi kommunicerar utgår vi ifrån oss själva, vilket inte är så konstigt. Dock gäller det att fundera noga på vilken känsla vår kommunikation framkallar hos målgruppen/mottagaren. Ett exempel: Du sitter och skriver ett mail en sen kväll till en kollega. Du har haft en lång arbetsdag och nu vill du gärna bocka av mailet så du kan ta kväll. Mailet trillar in till kollegan som råkar se mailet precis innan läggdags och blir direkt stressad. ”Förväntas jag svara nu” tänker kollegan oroligt och får svårt att somna. Din goda intention framkallade istället i mitt exempel bara ångest och jobbstress hos mottagaren. Vi människor styrs som bekant av limbiska systemet, så glöm inte bort att vi snabbt kopplar på känslor före logik. Utifrån och in är ledord, dvs tänk först på mottagaren och anpassa din kommunikation utifrån detta.
3. Förenkla, förtydliga och förkorta
Denna punkt förtjänar egentligen en helt egen blogg, för ofta missar vi just dessa gyllene tre F. När du skriver något, testa gärna att se om det du skrivit går att förkorta, förtydliga och förenkla. Less is more gäller ofta när det gäller kommunikation. Särskilt viktigt när du skriver digitalt. Ett mail med fler än 4-5 rader kommer förmodligen inte att läsas om det inte direkt fångar läsaren. Håll dig kort och to the point.
4. Tänk på vald kanal
Här skulle jag vilja hävda att många missar fatalt. I skriftlig kommunikation är det särskilt viktigt. Skriver du tex en post på Linkedin, måste du hålla dig till 2-3 rader för att hinna fånga läsaren. Ett videoklipp passar förmodligen bättre, men glöm då inte att texta. Ska du skriva en längre text, skriv en teaser på tex mail/sociala medier för att sedan länka in till en blogg/landningssida. Jobba med rubriker och gärna enkla punkter. Våga vara kreativ! Varför inte inspireras av Hans Rosling som var en fantastisk kommunikatör och influenser. Samma gäller när du använder dig av Powerpoint, se till att endast använda den som din sidekick, som förstärker ditt budskap, låt den inte ta över hela showen. Vi är många som upplevt death by Powerpoint….
5. Engagera och involvera
Sista tipset är att inte bara sända i din kommunikation, utan uppmuntra och skapa förutsättningar för dialog och inspel från andra. Bjud in din publik i samtalet för att skapa engagemang och intresse. Ingen vill vara den där personen på festen som bara pratar om sig själv, och samma logik gäller när vi kommunicerar i andra sammanhang. Bjud in fler i dialogen, ställ frågor, be om feedback osv. (I förändringsarbete är detta oerhört viktigt, och håller du koll på bloggen kommer snart en blogg på tema ”Att kommunicera i förändring”.)
Hoppas tipsen ovan kan hjälpa dig att vässa din kommunikation ytterligare. Har du kanske andra tips? Dela gärna med dig av dina egna reflektioner och tankar till mig!
Maria Lörne, Head of Marketing and Communication, Wise Consulting