Bli kontaktad

Bloggen

Låt oss inspirera dig inom HR, ledarskap, medarbetarskap & karriär.

Föregående

Visa alla inlägg

Nästa

05 / 06 / 18

Höj din produktivitetsdensitet och få ut mer av ditt arbete!

”Tid är pengar”, tiden räcker inte till, tänk om jag hade tid att… Tid har länge varit en viktig handelsvara och bytesvara, men också bristvara som aldrig tycks räcka till. Trots detta har vi ännu inte lyckats uppfinna mer tid utan får ständigt dras med dygnets 24 timmar. Av samma anledningar har mycket forskning bedrivits runt sömn och hur många timmar en genomsnittlig människa behöver. Då resultaten visar att vi behöver minst sju timmars sömn för att fungera optimalt kan vi inte heller dra in på detta för att få fler timmar att röra oss med.

Vad är produktivitetsdensitet?

I arbetslivet är vi besatta av tidsbegreppet och de flesta företag och organisationer bygger, planerar och utvärderar en stor del av verksamheten runt tid och arbetade timmar. Vi räknar FTE:er och ser på arbetade timmar som jämförbara enheter. Men vad säger en timme egentligen? Borde vi inte istället fokusera på innehållet i timmarna – vilket resultat som medarbetaren har åstadkommit, steg som medarbetaren har tagit mot ett visst mål eller hur medarbetaren indirekt eller direkt har bidragit till utveckling eller affär? Låt oss kalla det produktivitetsdensitet (pd) – hur koncentrerat det värde är som jag tillför under en tidsenhet.

För att visualisera det kan vi utgå från tidsenheten timme. Säg att en ”vanlig” arbetstimme har pd 1. En mindre produktiv timme där du blir avbruten flera gånger eller kollar Facebook var tionde minut kanske har pd 0,5 i bästa fall. Om du däremot vet exakt vad du ska göra och arbetar fokuserat med detta en timme kanske du landar uppemot pd 1,5. Då och då kanske du hamnar i ett riktigt flow, får flera viktiga insikter som för verksamheten framåt och kommer upp i pd 2-3. Låt oss jämföra medarbetare x som i snitt ligger på pd 1,3 och medarbetare y som i snitt ligger på pd 0,7. 40 timmars arbetsvecka innebär 2080 arbetstimmar per år och räknar vi bort genomsnittlig semester, sjukdom, föräldraledighet etc. så landar vi runt 1650 arbetade timmar per år. Det innebär att arbetet som medarbetare x utför kan liknas med (1650 x 1,3) 2145 ”normaltimmar” och det arbete som medarbetare y utför kan liknas med (1650 x 0,7) 1155 ”normaltimmar”. Det är en enorm skillnad! Produktivitetsdensiteten har givetvis stor påverkan i alla typer av organisationer, men tänk att du är ett mindre tillväxtbolag på tjugo medarbetare. Består alla dessa av x motsvarar det en ”normal” arbetsstyrka på tjugosex personer och består alla av y blir samma siffra 14 personer.

Skapa medvetenhet kring vad vi gör, varför vi gör det och hur vi gör det!

Innebär mitt resonemang att vi ska pressa oss ännu hårdare än vi redan gör? Absolut inte. Det innebär att vi hela tiden ska ha en medvetenhet kring vad vi gör, varför vi gör det och hur vi gör det. Jag vill att vi ska få maximal utdelning på vår ansträngning – att vi cyklar på femmans växel istället för att hetsa ihjäl oss på ettans växel. En viktig grundpelare för att höja produktivitetsdensiteten är att se till att vi har så optimala förutsättningar att skapa värde som möjligt – exempel på aspekter här är kultur, organisation, processer, verktyg och fysisk arbetsmiljö. Därefter kan vi addera individuella aspekter som vilja, förmåga och kunskap/kompetens.

Borde vi inte diskutera och reflektera över vår egen och våra medarbetares produktivitetsdensitet lite oftare? Utforska hur vi skapar förutsättningar för produktivitet hos oss, och ifrågasätta om vi gör rätt saker vid rätt tid och om det är rätt person som gör sakerna. Nedan är förslag på frågor att ställa till dig själv eller att diskutera i ditt team eller ledningsgrupp:

  • Hur fördelar jag min tid mellan reaktivt och proaktivt arbete? I vilken grad är jag kapten över min tid och mitt arbete respektive i händerna på någon annans agenda? Hur säkerställer jag framdrift i strategiska initiativ även när det operativa smattrar på rutan?
  • Vad har jag för kommunikationsstrategi? Vad har jag för system för att effektivt hantera mina mail? När är jag nåbar och inte? Är alla mina möten nödvändiga? Använder jag rätt forum för min kommunikation?
  • Hur fattar jag beslut? Är det tydligt hur mitt mandat och handlingsutrymme ser ut? Fungerar beslutsprocessen bra eller behöver den utvecklas för att jag och mina kollegor ska bli mer effektiva beslutsfattare?
  • Hur skapar jag förutsättningar för att arbeta fokuserat när jag behöver det? Hur påverkar arbetsmiljön min förmåga att fokusera? Behöver jag ändra något för att skapa bättre förutsättningar för fokus? Har jag specifik tid avsatt i kalendern för arbete som kräver koncentration?
  • Hur kan jag effektivisera mina enklare uppgifter? Vilka rutinartade uppgifter gör jag löpande och hur kan jag arbeta smartare med dessa? Finns det nya tekniska lösningar som kan underlätta mitt sätt att arbeta?
  • Hur skapar jag utrymme för reflektion i mitt dagliga arbete? I vilka situationer brukar jag få bra idéer? Hur skapar jag fler sådana situationer?

Avslutningsvis skulle jag vilja lyfta en viktig aspekt som all hjärnforskning unisont visar – insikter som leder till stora förflyttningar kommer när vi inte tänker på problemställningen utan låter tankarna flyta fritt medan vi gör helt andra saker som att motionera, umgås med människor vi tycker om eller lära oss nya saker som inte direkt har med arbetsuppgifterna att göra. Det innebär att många av oss troligtvis skulle höja vår genomsnittliga produktivitetsdensitet genom att vara lite snällare mot oss själva, skapa mer luft i kalendern och tillämpa ”good enough”-principen i större utsträckning.

Vad ska du göra annorlunda imorgon för att höja din produktivitetsdensitet?

Elin Hartelius arbetar som HR-konsult på Wise Consulting.

PSST!! Guidetips ”Arbeta smartare inte mer”

 

Dela inlägget

Hör av dig till oss!

Lämna ett meddelande så återkommer vi till dig inom kort