Bli kontaktad

Bloggen

Låt oss inspirera dig inom HR, ledarskap, medarbetarskap & karriär.

Föregående

Visa alla inlägg

Nästa

03 / 04 / 18

Death by email!

Styr dina mail din arbetsdag? Du kanske automatiskt svara nej på den frågan, men tänk efter en gång till. Varifrån hämtar du input om vad du ska göra under dagen? Kanske lämnar du ofta arbetet och känner att du har gjort massa saker hela dagen, men du har fortfarande en känsla av att du inte har fått något gjort. Kanske mäter du t o m din egen produktivitet (omedvetet) genom att se hur många mail du lyckats få iväg. För visst är det så, det känns rätt bra att ”beta av” dina mail och skicka tillbaka pucken till någon annan, tills den hamnar i vår inbox igen.

Från papperspost till e-post!

Egentligen är det ett ganska konstigt beteende vi har lagt oss till med efter att e-posten kom in i våra liv (ja, alltså vi som fanns ute i arbetslivet redan då…) Det är som om vi tog samma beteende som vi hade tidigare och bara applicerade på det nya som kom. Förr i tiden gick man till sitt postfack ett par gånger om dagen och öppnade sen posten. Vissa papper kunde kastas på en gång, andra skulle arkiveras (dvs sättas i en pärm), andra lades på egen hög för att svara på eller hantera under dagen (eller någon annan dag). Med e-postens intåg fortsatte vi att göra samma sak. Det är bara det att postrundan inte bara går en eller två gånger per dag, utan det kommer post hela tiden. Vi tar emot posten, vi öppnar, vi försöker sortera och strukturera, men vi hinner inte med. Och, helt plötsligt så styr e-posten hela vår arbetsdag! Vad hände?

Skapa rutiner och tydliga förväntningar!

För att komma till rätta med detta kan vi skapa rutiner och tydliga förväntningar kring mailen som t.ex. att alla ska skriva redan i ämnesraden om mailet gäller något som är BRÅDSKANDE, FYI eller liknande. Vi kan också vara tydliga med vad vi förväntar oss av våra medarbetare när det gäller att skriva/svara på mail efter arbetstid eller inom vissa tidsramar. Det jag inte kommer ifrån är dock att det fortfarande känns som om det är ett brev jag skriver, dvs jag behöver börja med ett ”Hej, hoppas du mår bra….” och avsluta med en passande hälsningsfras. (om du är född ett par årtionden senare än mig kanske du inte tänker så här alls, men jag gör det…).

Ovanstående alternativ är sätt att förbättra arbetsmiljön och öka produktivitet men jag skulle ändå vilja påstå att det krävs mer radikala grepp för att vända vårt fokus från en mailstyrd arbetsdag till att arbetsdagen styrs av dina mest värdeskapande arbetsuppgifter.

Jag skulle faktiskt vilja påstå att e-posten dödar vår produktivitet. Jag läste nyligen ett citat som kändes väldigt träffande; “Your inbox is a crowdsourced to-do list, full of tasks created by other people.” – Niklas Goeke. Precis så är det ju, om du inte själv sätter din agenda så kommer andra att göra det åt dig.

5 av mina bästa tips för att inte drunkna i e-post!

Vad ska du då göra för att inte drunkna i e-post och kunna lyfta blicken för att bli både mer strategisk och produktiv? Det finns många saker du kan göra. Här får du mina 5 bästa tips:

  • Börja med att skapa rutiner och tydliga förväntningar som jag skrev om ovan
  • Börja använd Regler i t.ex Outlook för att redan när mailet kommer in, sortera in det i en separat mapp. Exempel så kan du, om du får många email där du bara är med på kopia, se till att dessa mail hamnar i en egen mapp på en gång. För helt ärligt, hur många av dessa är det som du verkligen ska göra något åt?
  • Kolla bara din mail 2-3 gånger per dag vid passande tider (och stäng för guds skull av alla push-notiser)
  • Hitta en annan utgångspunkt för din arbetsdag. Du kan skapa en Att-göra lista i Outlook men då kan det bli svårt att låta bli att tjuvkika i mailen. Välj därför gärna någon annan app som Trello, Wunderlist, Todoist. Själv använder jag Trello och skapar olika anslagstavlor för olika delar av mitt liv, både privat och i jobbet.
  • Fundera över om ni kan börja använda andra sätt att kommunicera internt, till att börja med. Genom att använda t.ex. Slack (som vi gör), Yammer, Microsoft Teams eller liknande verktyg så får ni en smidigare, snabbare och mycket roligare internkommunikation som inte bygger på att du måste ”ta emot ett brev”

Lycka till!

Cecilia Ahrman Rasmussen, Affärsutvecklare HR & digitalisering, Wise Consulting.                                                                                                

Dela inlägget

Hör av dig till oss!

Lämna ett meddelande så återkommer vi till dig inom kort