Bli kontaktad

Bloggen

Låt oss inspirera dig inom HR, ledarskap, medarbetarskap & karriär.

Föregående

Visa alla inlägg

Nästa

21 / 11 / 17

Aktivitetsbaserat kontor, bra eller apa?

Som konsult har jag inte bara förmånen att jobba med olika uppgifter i olika bolag och lära känna nya härliga kollegor för varje nytt uppdrag. Jag har även förmånen att få testa att arbeta på olika fysiska arbetsplatser. Nyligen fick jag möjligheten att arbeta fullt ut aktivitetsbaserat för första gången och genom resan reflekterade jag en hel del kring arbetssättet och vad jag såg behövdes för att få med sig fördelarna av det.

Vad är aktivitetsbaserat kontor för något egentligen?

I korta drag innebär det ett skifte från egna kontor och/eller kontorslandskap med fasta platser till att inte ha en egen arbetsplats. Du arbetar ”där hjärnan” är eller beroende på vilken uppgift du ska utföra. Kontoret är oftast uppdelat i olika zoner, exempelvis ”tyst zon”, ”samarbets-zon”, ”arbets-zon” där du själv väljer var du sitter beroende på vilken uppgift som ska utföras. I dessa zoner finns vanligtvis olika typer av möblemang, allt från sacco-säckar, tysta bås, traditionella skrivbord, soffgrupperingar osv.  Tanken är att du på daglig basis rör dig i de olika zonerna efter uppgift. Detta innebär också att du inte har några större egna förvaringsutrymmen och arbetar digitalt (läs: pappersfritt). Antal arbetsplatser är oftast färre än antal anställda, eftersom det inte förväntas att alla är på plats varje dag. Du har också olika typer av rum, allt ifrån enkelrum där du kan arbeta helt ostört till rum för större grupper. Det är alltså inte bara ett aktivitetsbaserat kontor utan ett aktivitetsbaserat arbetssätt.

Vilka positiva sidor finns det med ett aktivitetsbaserat kontor/arbetssätt?
  • Ökad kreativitet
  • Ökad samarbete & kunskapsöverföring
  • Ökad produktivitet
  • Frihet under ansvar
  • Jobba gränsöverskridande/över avdelningsgränserna och möjlighet att på ett lätt sätt skapa större kontaktytor på företaget

Vad behöver du tänka lite extra på för att få alla fördelar med aktivitetsbaserat kontor/arbetssätt?

  • Introduktion av nya medarbetare

Detta arbetssätt ställer helt andra krav på en introduktion. Det finns inte en naturlig plattform för att ses dagligen face2face och fånga upp den nya medarbetaren. Medarbetaren möter dessutom många nya ansikten varje dag, och det är svårt att veta vem som tillhör dennas arbetsgrupp och inte. Vem kan hen fråga om hjälp med ”de små sakerna”. Det är lätt att bli ensam som ny i en sån situation.

Du som chef behöver planera för att få med personen i gänget och tex på luncher. I början kan det vara klokt att se till att boka tider då hela arbetsgruppen sitter på en viss arbetsplats samt att ha täta uppföljningar med medarbetaren. Kanske fördela ut introduktionsansvar hos olika personer i arbetsgruppen à la buddy-koncept. Att också introducera till ett aktivitetsbaserat arbetssätt är viktigt.

  • IT-lösningar på plats

Arbetssättet förutsätter att du arbetar digitalt på alla sätt och vis, så det måste finnas systemstöd för det. Det bör finnas etablerat via vilka verktyg man kommunicerar för vad. Det måste vara lätt att koppla upp sig var du än befinner dig i byggnaden. Det kan också vara värt att fundera kring att vissa arbeten kräver special utrustning, dvs mer än en laptop, och hur löser företaget det?

  • Kommunikation

Mycket av den spontana kommunikationen behöver ske digitalt, i chattar och dylikt. Du kan inte längre fråga din kollega något lite snabbt över skrivbordet, såvida du inte råkar sitta bredvid just den kollegan där och då. Du får chatta, och/eller bestämma att ni ska mötas upp. Att sätta sin position som status i skype eller dylikt kan vara ett bra sätt för att hjälpa kollegorna att hitta dig.

  • Ergonomi & arbetsmiljö

Vanligtvis är möbleringen i ett aktivitetsbaserat kontor inte så pass ergonomisk så att du kan sitta på samma plats en hel dag, du behöver rotera beroende på aktivitet. Att rotera plats ofta innebär också att du bär med dig din laptop mycket, så väskor eller dylikt kan vara bra att ge till sina anställda för att undvika negativ fysisk belastning.

  • Grupptillhörighet:

Eftersom du sitter på olika platser dagligen möter du inte naturligt din arbetsgrupp varje dag, och får inte informella tillfällen att bygga gruppsammanhållningen. Kanske kan ni besluta att ni som grupp sitter tillsammans en viss tid en viss dag, men att annars styr aktiviteten arbetet. Det är vanligt att ni som grupp har en viss punkt i huset som är anknytningspunkt i annat fall. För att främja grupptillhörighet är mötesstrukturen viktig, att ha bokade möten med gruppen regelbundet, och kanske med olika typer av agendor så att ni säkerställer att få med det viktiga ”här-och-nu-snacket” också, det som annars görs över skrivbordet.

  • Medarbetaransvar

Ett aktivitetsbaserat kontor/arbetssätt ställer krav på medarbetaren att hantera sitt ansvar under frihet, för visst skulle du på ett stort aktivitetsbaserat kontor kunna ”gömma dig” en halv dag utan att någon märkte det. Det ställer krav på att använda den digitala utrustning som finns och att själv initiera kontakt med kollegor samt chef vid behov. Du kan inte sitta ner och vänta på att få hjälp eller sparring, du behöver aktivt söka den.

  • Trygg & strukturerad som chef

Som ledare i en aktivitetsbaserad miljö behöver du lita på dina medarbetare, frihet under ansvar. Du kommer nämligen inte se dina medarbetare hela dagen, ibland inte på en hel dag, så du vet inte exakt vad de gör och när. Hela konceptet faller om du försöker kontrollera det genom att tex be bestämma fasta platser längre perioder så att du kan hålla koll. Utöver det behöver du säkra upp att ni har regelbundna möten, både med varje individ och per grupp. I detta arbetssätt är det viktigare än någonsin att du har luckor för spontana möten då aktiviteten kräver det.

Det finns alltså en hel del fördelar med att arbeta aktivitetsbaserat enligt min upplevelse, men det ställer också en del krav på företagsledning, chefer och HR för att det ska vara lyckosamt. Du måste tänka aktivitetsbaserat hela vägen och släppa gamla vanor, släpp de gamla invanda introduktionsmallarna, mötesrutinerna och kontrollbehovet så är du en bra bit på vägen.

Lycka till!

Hanne-Lise Hedman, HR-konsult, Wise Consulting.  

 

Dela inlägget

Hör av dig till oss!

Lämna ett meddelande så återkommer vi till dig inom kort